優れた人事情報システムは、従業員のアジェンダを一元管理するためのコア・ハブのようなもので、適切なものを選べば、数え切れないほどの作業時間を節約できる。 しかし、チーム全体を新しいプラットフォームにオンボーディングするには多大なエネルギーが必要であるため、People Ops担当者としては、同僚に一度だけ移行作業をさせたいと思うのではないだろうか。 私はこれまでに4回（と言うべきか、別の会社で）移行作業を行ったので、初回に成功させるために学べる実践的なヒントのリストを作成することにした。
ステップ1：世の中にあるものを見る
もし「リサーチ」という言葉を読むだけで鳥肌が立つようなら、ChatGPTや他のAIジェネレーターにこのようにプロンプトを出してみてください：
「ヨーロッパで利用可能な10のHRISツールの概要を教えてください。 ターゲットクライアントは、非同期モードで、リモートで働く100人のIT企業であることを考慮してください。 長所、短所、価格を強調してください。 オンラインで最も肯定的なカスタマーレビューを持っているものから注文してください。"
ほとんどのHRISでは、価格はユーザー数に依存することがわかります。
次に便利なのは、人事部の仲間にヒントを求めることだ。 彼らは、すでにリストにあるツールを挙げて、それを上位にするか、あるいは必要なことができないので完全に捨ててしまうか、どちらかにしてくれるかもしれない。
ステップ2：チームリーダーと期待値を合わせる
さて、次は他のステークホルダーをテーブルに招く番だ。 ステークホルダーとは、チームリーダーや他のマネージャーのことで、すでに使われているツールについて独自の考えや不満を持っているかもしれない。
例えば、人事のアジェンダで最も重要なのは、休暇や休日の管理です。 私たちはソフトウェア会社で、様々なクライアントのプロジェクトに参加しています。
Notionの共有ドキュメントなど、オンライン上の一か所にみんなのアイデアを集めましょう。 そうすることで、簡単に意見を交換することができ、理想の新しいHRISの形が、この共同作業によるウィッシュリストからいかに早く現れ始めるかがわかるでしょう。
ステップ#3: HRIS機能の比較表を作成する
信頼できるAIに、あなたの会社の分野に特化した便利なHRIS機能のリストをひらめかせてもらうこともできます。
あなたのHRISが提供する機能は...
- 採用をサポートする採用モジュール ウェブサイトからの応募を収集し、履歴書を解析し、採用担当者を候補者カードにタグ付けできるか？
- オンボーディングやキャリアプランニングから、オフボーディングや退社面接まで、従業員のライフサイクル全体を簡単に管理できるか？
- 給与明細や税務書類のダウンロードが可能か？
- 勤務時間やプロジェクト配分のトラッキング 従業員が休暇を申請したり、予定されていた休日や病欠をキャンセルできるか 海外の銀行休業日を考慮できるか
- ユーザーフレンドリーなインターフェイス 個人情報を簡単に更新でき、会社のポリシーやリソースにアクセスできるか？
- オンラインチームビルディング活動や従業員フィードバックの仕組みがあるか？
- Slack、Microsoft Teams、Googleスイート、Trello、Asana、ClickUpのようなプロジェクト管理ツールなど、コラボレーションツールとの統合は可能か？
- セキュアなリモートアクセス、多要素認証（MFA）？
もちろん、これらすべての条件を満たす必要はないかもしれない。 給与計算や会計ソフト、応募者追跡システム（ATS）など、他の人材管理ツールをすでに導入している場合もあるだろう。 その場合は、より軽量で安価なHRISを探すか、便利な機能が約束されているのであれば、その部分を新しいプラットフォームに移行することも検討できる。
ステップ #4: デモと試用期間を得る
候補となるHRISをすべてリストアップしたら、デモコールや試用期間を提供しているかどうかを確認する。 チェックリストを持っていき、営業担当者との通話中に要件を確認する。
このステップは最も時間がかかりますが、それだけの価値があります。 全員が同じページにいるように、共有ドキュメントのメモを更新することを忘れないでください。
電話会議の後、条件に合うツールを2-3個に絞る。 少なくとも2-4週間の試用期間を依頼し、先に述べた休暇管理モジュールのような重要な機能を実際に確認できるようにする。 一握りの同僚を招待し、HRISを使用してみて、率直なユーザー体験を報告してもらう。 ローカライズされているか、何かを見つけるのに苦労しなかったか、Slackとの統合が期待通りに機能するか、などに注目してもらうよう依頼する。 プロのヒントとして、細かいことにこだわる同僚は最高のテスターになるᙂ。
ステップ #5: サブスクリプションを開始する
勝者が決まったら、おめでとうございます！月払いのサブスクリプションから始め、3ヶ月後もHRISに満足しているようなら、年払いに切り替えることができます。 恥ずかしがらずにディスカウントを求めましょう。リーズナブルな営業担当者は、間違いなくあなたに半分応えようとします。 この時点で、あなたはすでにお金を払っている顧客であり、あなたを満足させることが彼らの仕事です。
そして、あなたは成功裏にスタートを切った。 次のパートはもっと楽しい-同僚に新しいHRISを紹介することだ。 そこでも多くのことがうまくいかないことがある。 それについての私のメモをお楽しみに。
