Ein gutes Personalinformationssystem ist wie ein zentraler Knotenpunkt, der Ihnen hilft, Ihre Mitarbeiteragenda von einem Ort aus zu orchestrieren, und wenn Sie das richtige auswählen, können Sie unzählige Arbeitsstunden sparen. Da die Einführung Ihres gesamten Teams auf eine neue Plattform jedoch viel Energie erfordert, möchten Sie als Mitarbeiter von People Ops Ihre Kollegen wahrscheinlich nur einmal durch die Umstellung führen. Ich habe das bisher viermal gemacht (in verschiedenen Unternehmen, sollte ich sagen), also habe ich beschlossen, eine Liste mit praktischen Tipps Sie können beim ersten Versuch lernen, um es zu meistern.

Schritt #1: Schau, was da draußen ist

Zunächst möchten Sie in die ersten Recherchen eintauchen. Wenn Sie schon beim Lesen des Wortes „Recherche“ Gänsehaut bekommen, habe ich Sie — machen Sie es sich ruhig leicht und probieren Sie es aus ChatGPT auffordern oder ein anderer KI-Generator wie dieser:

„Geben Sie mir einen Überblick über 10 HRIS-Tools, die in Europa verfügbar sind, wobei zu berücksichtigen ist, dass der Zielkunde ein IT-Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ist, die im asynchronen Modus remote arbeiten. Heben Sie ihre Vor- und Nachteile sowie ihre Preisgestaltung hervor. Bestellen Sie sie bei dem Anbieter, der die positivsten Kundenrezensionen online hat.“

Dadurch erhalten Sie eine allgemeine Vorstellung davon, worauf Sie in einem HRIS achten müssen und wie Sie Ihr Budget festlegen, das Sie dann Ihrem CEO oder CFO vorlegen können. Sie werden feststellen, dass bei den meisten HRIS die Preisgestaltung von der Anzahl der Benutzer abhängt. Denken Sie also daran, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen in naher Zukunft drastisch zu erweitern.

Die nächste praktische Sache ist frage deine HR-Kollegen für Tipps. Sie erwähnen möglicherweise ein Tool, das bereits auf Ihrer Liste steht, und veranlassen Sie, es entweder nach oben zu verschieben oder es ganz wegzuwerfen, weil es nicht das tut, was Sie benötigen.

Schritt #2: Stimmen Sie die Erwartungen mit den Teamleitern ab

Jetzt ist es an der Zeit, andere Interessengruppen an einen Tisch einzuladen. Und mit Stakeholdern meine ich Teamleiter und andere Manager, die möglicherweise ihre eigenen Ideen haben und sich über bereits verwendete Tools ärgern.

Vielleicht möchten Sie sie fragen, welche Agenda sie nebenbei manuell bearbeiten und welche Funktionen ihnen das Leben erleichtern würden — um ein Beispiel zu nennen: Einer der wichtigsten Teile jeder Personal-Agenda ist die Verwaltung der Urlaubs- und Urlaubszeiten der Mitarbeiter. Und unser spezifischer Kontext ist, dass wir eine Softwareagentur mit Mitarbeitern an verschiedenen Kundenprojekten sind. Deshalb brauchten wir nicht nur ein Modul, das die Freizeit der Mitarbeiter nachverfolgt, sondern uns auch die Flexibilität gibt, verschiedene Personen mit der Genehmigung von Anfragen zu beauftragen.

Sammle die Ideen der Leute online an einem Ort, z. B. in einem gemeinsamen Notion-Dokument. Dies ermöglicht ein einfaches Hin und Her, und Sie werden sehen, wie schnell die Form Ihres idealen neuen HRIS aus dieser kollaborativen Wunschliste hervorgehen wird.

Schritt #3: Erstellen Sie eine Vergleichstabelle der HRIS-Funktionen

Auch hier können Sie es überspringen, auf eine leere Seite zu starren — bitten Sie Ihre vertrauenswürdige KI, Sie mit einer Liste nützlicher HRIS-Funktionen zu inspirieren, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind, oder entscheiden Sie sich einfach für diese hier.

Schauen wir mal. Bietet Ihr potenzielles HRIS...

1. Ein Rekrutierungsmodul zur Unterstützung Ihrer Personalbeschaffung? Kann es Bewerbungen von Ihrer Website sammeln, Lebensläufe analysieren und es Ihnen ermöglichen, Personalchefs auf Kandidatenkarten zu kennzeichnen?
2. Einfache Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter, vom Onboarding und der Karriereplanung bis hin zum Offboarding und Austrittsgesprächen?
3. Gehaltsabrechnung, einschließlich der Option, die Bezahlung monatlich anzupassen? Können Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente herunterladen?
4. Erfassen Sie die geleistete Zeit und die Projektzuweisung? Können Mitarbeiter Urlaub beantragen und geplante Urlaubs- und Krankheitstage stornieren? Werden ausländische Feiertage berücksichtigt?
5. Eine benutzerfreundliche Oberfläche? Können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten einfach aktualisieren und auf Unternehmensrichtlinien und Ressourcen zugreifen?
6. Online-Teambuilding-Aktivitäten und Feedback-Mechanismen für Mitarbeiter?
7. Integration mit Tools für die Zusammenarbeit — Slack, Microsoft Teams, die Google-Suite oder Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder ClickUp?
8. Zu guter Letzt — sicherer Fernzugriff, Multifaktor-Authentifizierung (MFA)?

Natürlich möchten Sie möglicherweise nicht alle diese Kästchen ankreuzen. Vielleicht verfügen Sie bereits über andere People-Ops-Tools — Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssoftware oder ein Bewerbermanagementsystem (ATS). In diesem Fall können Sie entweder nach einem leichteren HRIS suchen, das auch günstiger ist, oder erwägen, diesen Teil Ihrer Agenda auf die neue Plattform zu verlagern, falls diese praktische Funktionen verspricht.

Schritt #4: Holen Sie sich Demos und Testzeiträume

Nachdem Sie alle in Frage kommenden HRIS in die engere Wahl gezogen haben, prüfen Sie, ob sie anbieten Demoanrufe und Testphasen. Nehmen Sie Ihre Checkliste mit und besprechen Sie Ihre Anforderungen während des Telefonats mit den Vertriebsmitarbeitern.

Dieser Schritt nimmt die meiste Zeit in Anspruch, aber es lohnt sich, glauben Sie mir. Vergessen Sie nicht, Ihre Notizen im geteilten Dokument unterwegs zu aktualisieren, damit alle auf derselben Seite sind.

Grenzen Sie Ihre Auswahl nach den Telefonaten auf 2—3 Tools ein, die Ihren Anforderungen entsprechen. Fragen Sie nach einer Testphase von mindestens 2—4 Wochen, um wichtige Funktionen in Aktion sehen zu können, wie das bereits erwähnte Modul zur Urlaubsverwaltung. Laden Sie eine Handvoll Kollegen ein, das HRIS auszuprobieren und über ihre ehrlichen Benutzererfahrungen zu berichten. Bitten Sie sie, sich darauf zu konzentrieren, wie gut es lokalisiert ist, ob sie Probleme hatten, etwas zu finden, und ob die Slack-Integration alles bietet, was sie erwarten. Profi-Tipp: pingelige Kollegen sind die besten Tester. 🙂

Schritt #5: Starte dein Abonnement

Sobald Sie sich für den Gewinner entschieden haben, herzlichen Glückwunsch! Beginnen Sie mit einem monatlichen Abonnement, und wenn Sie drei Monate später immer noch mit dem HRIS zufrieden sind, können Sie auf jährliche Zahlungen umsteigen, was in der Regel einen niedrigeren Preis pro Monat bedeutet. Scheuen Sie sich nicht, nach einem Rabatt zu fragen, vernünftige Vertriebsmitarbeiter werden auf jeden Fall versuchen, Sie auf halbem Weg zu treffen. Zu diesem Zeitpunkt sind Sie bereits ein zahlender Kunde und es ist ihre Aufgabe, Sie glücklich zu machen.

Und du hast einen erfolgreichen Start hingelegt. Der nächste Teil macht noch mehr Spaß — Ihren Kollegen Ihr neues HRIS vorzustellen. Auch da kann viel schief gehen. Seien Sie gespannt auf meine Anmerkungen dazu.