Un buen sistema de información de RR.HH. es como un centro neurálgico que te ayuda a organizar la agenda de tus empleados desde un solo lugar, y elegir el adecuado puede ahorrarte incontables horas de trabajo. Pero como la incorporación de todo tu equipo a una nueva plataforma requiere mucha energía, como responsable de People Ops, probablemente quieras que tus compañeros pasen por la transición sólo una vez. Yo lo he hecho cuatro veces hasta la fecha (en empresas diferentes, debería decir), así que he decidido hacer una lista de consejos prácticos de los que puedes aprender para dar en el clavo en tu primer intento.

Paso nº 1: Ver qué hay ahí fuera

Si sólo leer la palabra "investigación" te pone la piel de gallina, ya te he pillado: no te compliques y prueba a pedirle a ChatGPT o a otro generador de IA lo siguiente:

"Hazme un resumen de 10 herramientas HRIS disponibles en Europa, teniendo en cuenta que el cliente objetivo es una empresa de TI de 100 personas que trabajan a distancia, en modo asíncrono. Destaca sus pros, sus contras y sus precios. Pídelas a la que tenga más opiniones positivas de clientes online".

Esto te dará una idea general de lo que necesitas buscar en un SIRH y de cómo establecer tu presupuesto, que luego podrás llevar a tu director general o director financiero. Verás que, en la mayoría de los SIRH, el precio depende del número de usuarios, así que tenlo en cuenta si estás planeando ampliar tu empresa de forma drástica en un futuro próximo.

Lo siguiente que puedes hacer es pedir consejos a tus amigos de RR.HH. Puede que te mencionen una herramienta que ya está en tu lista y te hagan subirla o descartarla porque no va a hacer lo que necesitas.

Paso 2: Alinear las expectativas con los jefes de equipo

Ahora es el momento de invitar a la mesa a otras partes interesadas, es decir, a los jefes de equipo y a otros directivos que puedan tener sus propias ideas y manías sobre las herramientas que ya se utilizan.

Por ejemplo, una de las partes más importantes de la agenda de RR.HH. es la gestión de los permisos y las vacaciones de los empleados. En nuestro caso concreto, somos una agencia de software con empleados en varios proyectos de clientes, por lo que no sólo necesitábamos un módulo que controlara el tiempo libre de los empleados, sino que también nos diera la flexibilidad de designar a distintas personas para que aprobaran las solicitudes.

Recopile las ideas de los demás en un lugar en línea, por ejemplo, un documento compartido de Notion. Esto permitirá un fácil intercambio de ideas, y verá lo rápido que la forma de su nuevo SIRH ideal empezará a surgir de esta lista de deseos colaborativa.

Paso 3: Haga una tabla comparativa de las características del SIRH

Una vez más, puedes saltarte la página en blanco y pedirle a tu IA de confianza que te inspire con una lista de funciones útiles del SIRH específicas para el campo de tu empresa, o simplemente elige esta de aquí.

Veamos, ¿ofrece su futuro SIRH...?

1. ¿Un módulo de contratación para ayudarle a contratar? ¿Puede recopilar solicitudes de su sitio web, analizar CV y permitirle etiquetar a los responsables de contratación en las fichas de los candidatos?
2. ¿Gestión sencilla de todo el ciclo de vida de los empleados, desde la incorporación y la planificación de la carrera hasta la salida y las entrevistas de salida?
3. ¿Procesamiento de nóminas, incluida la opción de ajustar el salario mensualmente? ¿Pueden los empleados descargar los talones de pago y los documentos fiscales?
4. ¿Seguimiento del tiempo trabajado y asignación de proyectos? ¿Pueden los empleados solicitar tiempo libre y cancelar las vacaciones programadas y los días de enfermedad? ¿Se tienen en cuenta los días festivos en el extranjero?
5. ¿Una interfaz fácil de usar? ¿Pueden los empleados actualizar fácilmente su información personal y acceder a las políticas y recursos de la empresa?
6. ¿Actividades en línea para fomentar el espíritu de equipo y mecanismos de retroalimentación de los empleados?
7. ¿Integración con herramientas de colaboración como Slack, Microsoft Teams, la suite de Google o herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o ClickUp?
8. Por último, pero no por ello menos importante: ¿acceso remoto seguro, autenticación multifactor (MFA)?

Por supuesto, puede que no estés buscando marcar todas estas casillas. Tal vez ya tengas otras herramientas de gestión de personal: software de nóminas y contabilidad, o un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). En ese caso, puedes buscar un HRIS más ligero que también sea más barato, o considerar mover esa parte de tu agenda a la nueva plataforma, si promete características útiles.

Paso nº 4: Obtenga demostraciones y periodos de prueba

Una vez que haya preseleccionado todos los SIRH elegibles, compruebe si ofrecen demostraciones y periodos de prueba. Lleve consigo su lista de comprobación y repase sus requisitos durante la llamada con el personal de ventas.

Este paso es el que más tiempo lleva, pero merece la pena, créeme. No olvides actualizar tus notas en el documento compartido sobre la marcha, para que todo el mundo esté de acuerdo.

Después de las llamadas, reduce tu selección a 2 o 3 herramientas que encajen. Pide un periodo de prueba de 2 a 4 semanas como mínimo para poder ver las funciones importantes en acción, como el módulo de gestión de bajas que he mencionado antes. Invita a un puñado de colegas a probar el HRIS y a que te informen de sus experiencias de usuario. Pídeles que se centren en lo bien que está localizado, si tuvieron problemas para encontrar algo y si su integración con Slack hace todo lo que esperan. Consejo profesional, los colegas quisquillosos son los mejores probadores 🙂 .

Paso 5: Pon en marcha la suscripción

Una vez que te hayas decidido por el ganador, ¡felicidades! Comienza con una suscripción mensual y, si sigues contento con el SIRH tres meses después, puedes cambiar a pagos anuales, lo que normalmente significa un precio más bajo por mes. No seas tímido para pedir un descuento, los representantes de ventas razonables definitivamente intentarán llegar a un acuerdo. En este punto, ya eres un cliente que paga y es su trabajo hacerte feliz.

Y ya has empezado con buen pie. La siguiente parte es aún más divertida: presentar tu nuevo SIRH a tus compañeros. Ahí también pueden fallar muchas cosas. Permanece atento a mis notas al respecto.