Un buon sistema informativo per le risorse umane è come un hub centrale che vi aiuta a organizzare l'agenda dei dipendenti da un unico posto e la scelta di quello giusto può farvi risparmiare innumerevoli ore di lavoro. Ma poiché l'onboarding dell'intero team su una nuova piattaforma richiede molte energie, in qualità di responsabile People Ops probabilmente vorrete sottoporre i vostri colleghi alla transizione solo una volta. A oggi l'ho fatto quattro volte (in aziende diverse, devo dire), quindi ho deciso di stilare un elenco di consigli pratici da cui imparare per riuscire a farcela al primo tentativo.
Passo numero 1: vedere cosa c'è là fuori
Per prima cosa è necessario fare un po' di ricerca iniziale. Se solo leggere la parola "ricerca" vi fa venire la pelle d'oca, ci sono io - sentitevi liberi di andarci piano e provate a chiedere a ChatGPT o a un altro generatore di IA di fare così:
"Fammi una panoramica di 10 strumenti HRIS disponibili in Europa, tenendo conto che il cliente target è un'azienda IT di 100 persone che lavora da remoto, in modalità asincrona. Evidenziatene i pro, i contro e i prezzi. Ordinateli da quello che ha le recensioni più positive dei clienti online".
Questo vi darà un'idea generale di ciò che dovete cercare in un HRIS e di come stabilire il vostro budget, che potrete poi riportare al vostro CEO o CFO. Nella maggior parte dei sistemi HRIS, i prezzi dipendono dal numero di utenti, quindi tenetelo presente se avete intenzione di ingrandire la vostra azienda in modo significativo nel prossimo futuro.
La prossima cosa utile da fare è chiedere suggerimenti ai vostri colleghi HR. Potrebbero citare uno strumento che è già nella vostra lista e farvelo spostare più in alto o scaricarlo del tutto perché non è in grado di fare ciò di cui avete bisogno.
Fase 2: allineare le aspettative con i responsabili del team
Ora è il momento di invitare al tavolo le altre parti interessate. E per parti interessate intendo i team leader e gli altri manager che potrebbero avere le loro idee e le loro manie sugli strumenti già in uso.
Potreste chiedere loro quali sono le attività che gestiscono manualmente e quali funzioni potrebbero semplificare la loro vita: per fare un esempio, una delle parti più importanti di qualsiasi agenda HR è la gestione dei permessi e delle ferie dei dipendenti. Il nostro contesto specifico è che siamo un'agenzia di software con persone impegnate in vari progetti dei clienti, quindi non ci serviva solo un modulo che tenesse traccia delle ferie delle persone, ma che ci desse anche la flessibilità di nominare persone diverse per approvare le richieste.
Raccogliere le idee delle persone in un unico luogo online, ad esempio un documento Notion condiviso. In questo modo sarà possibile un facile scambio di idee e vedrete come la forma del vostro nuovo HRIS ideale inizierà a emergere rapidamente da questa lista di desideri collaborativi.
Fase n. 3: creazione di una tabella di confronto delle caratteristiche del sistema HRIS
Anche in questo caso, potete evitare di fissare una pagina bianca: chiedete alla vostra fidata IA di ispirarvi con un elenco di utili funzionalità HRIS specifiche per il settore della vostra azienda, oppure scegliete questa qui.
Vediamo. Il vostro potenziale HRIS offre...
- Un modulo di reclutamento per supportare le assunzioni? È in grado di raccogliere le candidature dal vostro sito web, analizzare i CV e consentirvi di etichettare i responsabili delle assunzioni sulle schede dei candidati?
- Gestione semplice dell'intero ciclo di vita dei dipendenti, dall'onboarding e dalla pianificazione della carriera all'offboarding e ai colloqui di uscita?
- Elaborazione delle buste paga, compresa la possibilità di adeguare gli stipendi su base mensile? I dipendenti possono scaricare le buste paga e i documenti fiscali?
- Tracciare le ore lavorate e l'assegnazione dei progetti? I dipendenti possono richiedere permessi e cancellare ferie e giorni di malattia programmati? Tiene conto delle festività estere?
- Un'interfaccia facile da usare? Le persone possono aggiornare facilmente le loro informazioni personali e accedere alle politiche e alle risorse aziendali?
- Attività di team building online e meccanismi di feedback dei dipendenti?
- Integrazione con strumenti di collaborazione - Slack, Microsoft Teams, la suite di Google o strumenti di gestione dei progetti come Trello, Asana o ClickUp?
- Infine, ma non meno importante: accesso remoto sicuro, autenticazione a più fattori (MFA)?
Naturalmente, non è detto che vogliate spuntare tutte queste caselle. Forse disponete già di altri strumenti per le risorse umane, come un software per le paghe e la contabilità o un sistema di tracciamento dei candidati (ATS). In questo caso, potete cercare un HRIS più leggero che sia anche più economico, oppure considerare di spostare questa parte della vostra agenda sulla nuova piattaforma, se questa promette funzioni utili.
Fase 4: richiedere demo e periodi di prova
Dopo aver selezionato tutti i sistemi HRIS idonei, verificate se offrono demo e periodi di prova. Portate con voi la vostra lista di controllo ed esaminate i vostri requisiti durante la telefonata con i venditori.
Questa fase richiede più tempo, ma ne vale la pena, credetemi. Non dimenticate di aggiornare le note nel documento condiviso, in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
Dopo le telefonate, restringete la scelta a 2-3 strumenti che fanno al caso vostro. Chiedete un periodo di prova di almeno 2-4 settimane per poter vedere in azione funzioni importanti, come il modulo di gestione delle ferie di cui ho parlato prima. Invitate una manciata di colleghi a provare a utilizzare il sistema HRIS e a riferire le loro sincere esperienze d'uso. Chiedete loro di concentrarsi su quanto è ben localizzato, se hanno avuto difficoltà a trovare qualcosa e se l'integrazione con Slack fa tutto ciò che si aspettano. Un consiglio: i colleghi più pignoli sono i migliori tester. 🙂
Fase #5: dare il via all'abbonamento
Una volta scelto il vincitore, congratulazioni! Iniziate con un abbonamento mensile e, se dopo tre mesi siete ancora soddisfatti del sistema HRIS, potete passare a pagamenti annuali, che di solito comportano un prezzo mensile inferiore. Non abbiate timore di chiedere uno sconto, i rappresentanti di vendita ragionevoli cercheranno sicuramente di venirvi incontro. A questo punto, siete già un cliente pagante ed è loro compito rendervi felici.
E siete partiti con successo. La parte successiva è ancora più divertente: la presentazione del nuovo HRIS ai vostri colleghi. Anche in questo caso, molte cose possono andare storte. Restate sintonizzati per i miei appunti al riguardo.
