Slack es una gran herramienta de colaboración, pero cuando se trata de comunicación asíncrona, puede distraerte tanto que no te permita sumergirte en el trabajo en profundidad y te sorprendas a ti mismo pendiente de Slack todo el día.

Este artículo te ayudará a afinar la configuración y a establecer directrices de equipo para que Slack se convierta en una herramienta asíncrona de la que te enamorarás.

1. Recibe notificaciones sólo de los mensajes que requieren tu intervención

Esto no significa que debas ignorar el resto, simplemente repásalos durante el tiempo dedicado a la lectura de Slack.

2. Establece un retraso en las notificaciones de tu dispositivo móvil

A todos nos ha pasado: tu MacBook, tu iPhone y tu iPad pitando todos a la vez por el nuevo mensaje. No hagas que ocurra nunca más.

3. Silencia los canales que no sean relevantes para tu trabajo

¿Trabajas en #ingeniería pero también te interesa el #marketing? Silencia este canal y léelo de vez en cuando cuando estés de humor.

O, por otro lado, configura notificaciones para cada mensaje si un canal en particular es importante para ti y tienes que reaccionar con prontitud.

4. Utiliza elementos guardados y recordatorios

Si has leído un mensaje que requiere una respuesta compleja o quieres volver a él más tarde, considera la posibilidad de utilizar "Añadir a elementos guardados" y crear el hábito de revisar los elementos guardados al menos una vez al día para responder.

También puedes utilizar "Recordarme esto":

Personalmente, prefiero la primera solución, ya que los recordatorios suelen distraerme en un momento inadecuado.

5. Evita escribir varios mensajes y utiliza hilos de conversación

Una publicación dividida en varios mensajes da lugar a múltiples notificaciones y dificulta el uso de un hilo para la comunicación sobre el tema.

Por el contrario, un hilo facilita el seguimiento de lo que se está contestando. Además, incluso una comunicación antigua puede seguir activa si se ha creado un hilo.

Aprovecha la opción "Desactivar notificaciones de respuestas" si no quieres seguir un hilo determinado. Seguirás recibiendo notificaciones de las menciones. Por el contrario, puedes utilizar "Recibir notificaciones de nuevas respuestas" para los hilos que quieras seguir.

6. Utiliza reacciones

En lugar de respuestas simples como "de acuerdo", "lo haré" o "reconocido", aprende a utilizar reacciones. Crea una lista de reacciones y sus significados con tu equipo, por ejemplo

🕓 - He visto el mensaje y responderé más tarde

👀 - He leído/reconozco el mensaje

✅ - Ya está hecho

7. Establece directrices claras sobre cómo y cuándo utilizar las menciones

Mención significa notificación. Piénsatelo dos veces antes de usarla y acuerda con el equipo cuáles son los buenos casos de uso de las menciones.

Por ejemplo:

• Tiene sentido mencionar a @michal en caso de que espere una respuesta suya.
• Puede que no tenga sentido mencionar a Michal en caso de que sólo me esté refiriendo a él. Por ejemplo: "Michal me ha pedido que hable de esto contigo".

7. Aprende las diferencias entre @everyone, @here y @channel

8. Minimiza el uso de mensajes directos

Ocurre muy a menudo que preguntas algo a una persona concreta en un mensaje privado. Tarde o temprano, necesitan involucrar a otra persona en la conversación, pero no es posible. Además, falta el contexto. A menudo es mejor preguntar en un canal mencionando a una persona concreta en lugar de usar un mensaje directo. Además, fomenta la transparencia, que es clave en la comunicación asíncrona.

9. No utilices mensajes de grupo

Los mensajes de grupo son aún peores que los mensajes directos:

• Cuando necesitas retomar el tema, tienes que recordar quién participó exactamente en la conversación, por lo que es muy fácil perder el hilo.
• La conversación no se puede enlazar porque es privada.
• Si quieres añadir un nuevo participante, tendrás que crear una nueva conversación sin historial (léase: sin contexto).

Considera siempre la posibilidad de crear un canal público o privado. No pasa nada si el canal es sólo temporal, siempre se puede archivar.

10. Utiliza tu estado para establecer expectativas

El estado es un buen lugar para que los demás sepan cuándo pueden esperar una respuesta tuya.

Bonus: Desactiva una insignia para evitar distracciones y silencia todos los sonidos

Esto es bastante opcional, pero si realmente quieres minimizar el "ruido" que hace Slack, considera configurar también estas opciones.