Slack est un excellent outil de collaboration. Mais lorsqu'il s'agit de communication asynchrone, il peut être si distrayant qu'il ne vous permettra pas de vous plonger dans un travail approfondi et vous vous surprendrez à rester accroché à Slack toute la journée.

Cet article vous aidera à régler vos paramètres et à établir des directives d'équipe pour que Slack devienne un outil asynchrone dont vous tomberez amoureux.

1. Ne recevez des notifications que pour les messages qui requièrent votre intervention

Cela ne signifie pas que vous devez ignorer tous les autres. Passez-les simplement en revue pendant le temps consacré à la lecture de Slack.

2. Définissez un délai de notification pour votre appareil mobile

Nous sommes tous passés par là : votre MacBook, votre iPhone et votre iPad vous signalent tous en même temps un nouveau message. Ne le faites plus.

3. Mettez en sourdine les chaînes qui ne sont pas pertinentes pour votre travail

Vous travaillez dans l'#ingénierie mais vous vous intéressez aussi au #marketing ? Mettez ce canal en sourdine et lisez-le de temps en temps lorsque vous êtes de bonne humeur.

Ou, au contraire, mettez en place des notifications pour chaque message si un canal particulier est important pour vous et que vous devez réagir rapidement.

4. Utiliser les éléments sauvegardés et les rappels

Si vous avez lu un message qui nécessite une réponse complexe ou si vous souhaitez y revenir plus tard, envisagez d'utiliser l'option "Ajouter aux éléments sauvegardés" et de prendre l'habitude de consulter les éléments sauvegardés au moins une fois par jour pour y répondre.

Vous pouvez également utiliser l'option "Me rappeler ce point" :

Personnellement, je préfère la première solution, car les rappels me distraient généralement à un moment inopportun.

5. Évitez de rédiger plusieurs messages et utilisez des fils de discussion

Un message divisé en plusieurs messages donne lieu à de multiples notifications et rend difficile l'utilisation d'un fil de discussion pour communiquer sur le sujet.

En revanche, un fil de discussion permet de suivre facilement ce que vous répondez. De plus, même une ancienne communication peut rester active si un fil de discussion a été créé.

Profitez de l'option "Désactiver les notifications pour les réponses" si vous ne souhaitez plus suivre un certain fil de discussion. Vous recevrez toujours des notifications pour les mentions. À l'inverse, vous pouvez utiliser l'option "Recevoir des notifications pour les nouvelles réponses" pour les discussions que vous souhaitez suivre.

6. Utiliser les réactions

Au lieu de répondre simplement par "OK", "je le ferai" ou "j'en suis conscient", apprenez à utiliser les réactions. Créez une liste de réactions et de leur signification avec votre équipe, par ex :

🕓 - J'ai vu le message et j'y répondrai plus tard

👀 - J'ai lu/acquitté le message

✅ - C'est fait

7. Établissez des lignes directrices claires sur la manière et le moment d'utiliser les mentions

Mentionner signifie notifier. Réfléchissez à deux fois avant de l'utiliser et mettez-vous d'accord avec l'équipe sur les bons cas d'utilisation des mentions.

Par exemple :

• Il est judicieux de mentionner @michal si j'attends une réponse de sa part
• Il n'est pas forcément judicieux de mentionner Michal si je fais simplement référence à lui. Par exemple : "Michal a demandé à en discuter avec vous"

Apprenez les différences entre @everyone, @here et @channel

8. Minimiser l'utilisation des messages directs

Il arrive très souvent que vous demandiez quelque chose à une personne spécifique dans un message privé. Tôt ou tard, elle a besoin d'impliquer quelqu'un d'autre dans la conversation, mais ce n'est pas possible. De plus, le contexte n'est pas présent. Il est souvent préférable de poser la question dans un canal mentionnant une personne spécifique plutôt que d'utiliser un message direct. Cela encourage également la transparence, qui est essentielle dans la communication asynchrone.

9. N'utilisez pas les messages de groupe

Les messages de groupe sont encore pires que les messages directs :

• Lorsque vous devez revenir sur le sujet, vous devez vous rappeler qui était exactement impliqué dans la conversation. Il est donc facile de perdre le fil.
• La discussion ne peut pas être reliée puisqu'elle est privée.
• Si vous souhaitez ajouter un nouveau participant, vous devez créer une nouvelle conversation sans historique (lire : contexte).

Pensez toujours à créer un canal public ou privé. Ce n'est pas un problème si le canal n'est que temporaire. Il peut toujours être archivé.

10. Utilisez votre statut pour définir vos attentes

Le statut est un bon endroit pour indiquer aux autres quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse de votre part.

Bonus : désactivez un badge pour éviter les distractions et coupez tous les sons

Cette option est plutôt facultative. Mais si vous souhaitez vraiment minimiser le "bruit" que fait Slack, envisagez de régler ces options également.