Slack è un ottimo strumento di collaborazione. Ma quando si tratta di comunicazione asincrona, può distrarre a tal punto da non permettervi di immergervi in un lavoro profondo e da farvi stare tutto il giorno attaccati a Slack.

Questo articolo vi aiuterà a mettere a punto le impostazioni e a definire le linee guida del team in modo che Slack diventi uno strumento asincrono di cui vi innamorerete.

1. Ricevere notifiche solo per i messaggi che richiedono la vostra azione

Questo non significa che dobbiate ignorare tutti gli altri. Basta che li esaminiate durante il tempo dedicato alla lettura di Slack.

2. Impostate un ritardo di notifica per il vostro dispositivo mobile

Ci siamo passati tutti: il MacBook, l'iPhone e l'iPad che suonano tutti insieme per un nuovo messaggio. Non fatelo più accadere.

3. Silenziare i canali che non sono rilevanti per il vostro lavoro

Lavorate nel campo dell'#ingegneria ma siete interessati anche al #marketing? Disattivate questo canale e leggetelo di tanto in tanto quando siete dell'umore giusto.

Oppure, se un determinato canale è importante per voi e dovete reagire tempestivamente, impostate le notifiche per ogni messaggio.

4. Utilizzare gli elementi salvati e i promemoria

Se avete letto un messaggio che richiede una risposta complessa o se volete tornarci su in un secondo momento, prendete in considerazione l'opzione "Aggiungi agli elementi salvati" e create l'abitudine di passare in rassegna gli elementi salvati almeno una volta al giorno per rispondere.

In alternativa, si può usare "Ricordami di questo":

Personalmente, preferisco la prima soluzione, perché di solito i promemoria mi distraggono in un momento inopportuno.

5. Evitate di scrivere più messaggi e usate le discussioni

Un post suddiviso in più messaggi genera più notifiche e rende difficile l'utilizzo di un thread per comunicare sull'argomento.

Al contrario, un thread rende più facile seguire ciò che si sta rispondendo. Inoltre, anche le vecchie comunicazioni possono essere ancora attive se è stata creata una discussione.

Se non si vuole più seguire una determinata discussione, è possibile utilizzare la funzione "Disattiva notifiche per le risposte". Si riceveranno comunque le notifiche per le menzioni. Al contrario, è possibile utilizzare "Ricevi notifiche per le nuove risposte" per le discussioni che si desidera seguire.

6. Utilizzare le reazioni

Invece di risposte semplici come "OK", "lo farò" o "accetto", imparate a usare le reazioni. Create un elenco di reazioni e del loro significato con il vostro team, ad esempio:

🕓 - ho visto il messaggio e risponderò più tardi

👀 - Ho letto/riconosciuto il messaggio

✅ - È fatta

7. Stabilite linee guida chiare su come e quando usare le menzioni.

Menzione significa notifica. Pensateci due volte prima di usarla e concordate con il team quali sono i casi d'uso validi per le menzioni.

Ad esempio:

• Ha senso menzionare @michal nel caso in cui mi aspetti una risposta da lui.
• Potrebbe non avere senso menzionare Michal nel caso in cui mi stia solo riferendo a lui. Ad esempio: "Michal ha chiesto di parlarne con te".

Imparare le differenze tra @tutti, @qui e @canale

8. Ridurre al minimo l'uso dei messaggi diretti

Capita molto spesso di chiedere qualcosa a una persona specifica in un messaggio privato. Prima o poi, si ha bisogno di coinvolgere qualcun altro nella conversazione, ma non è possibile. Inoltre, manca il contesto. Spesso è meglio chiedere in un canale che menziona una persona specifica invece di usare un messaggio diretto. Questo incoraggia anche la trasparenza, che è fondamentale nella comunicazione asincrona.

9. Non usare i messaggi di gruppo

I messaggi di gruppo sono ancora peggio dei messaggi diretti:

• Quando si ha bisogno di tornare sull'argomento, bisogna ricordare chi esattamente ha partecipato alla conversazione. Di conseguenza, è facile perdere il filo del discorso.
• La discussione non può essere collegata perché è privata.
• Se volete aggiungere un nuovo partecipante, dovrete creare una nuova conversazione senza storia (leggi: contesto).

Considerate sempre la possibilità di creare un canale pubblico o privato. Non è un problema se il canale è solo temporaneo. Può sempre essere archiviato.

10. Usate il vostro stato per definire le aspettative

Lo stato è un buon posto per far sapere agli altri quando possono aspettarsi una risposta da parte vostra.

Bonus: Disattivare un badge per evitare distrazioni e disattivare tutti i suoni

Questo è piuttosto facoltativo. Ma se volete davvero ridurre al minimo il "rumore" di Slack, prendete in considerazione anche queste opzioni.