私たちが非同期作業への切り替えを始めたとき、このトピックに関する多くの記事、ビデオ、ウェビナーを見つけ、大いに参考になりました。 今、私たちはコミュニティに恩返しをすることを決め、私たち自身のNotionのページを公開することにしました。そこでは、モデル全体について詳しく説明し、私たちがどのように常に微調整や改善を行っているかについて説明しています。 あなたの会社の働き方を変革する取り組みにおいて、インスピレーションを得られることを願っています。
非同期型のコラボレーションは、同じ時間 帯に行われるわけではありません。 各自が個人のスケジュールに合わせて、異なる時間帯に作業を行います。 同じオフィスに来て直接顔を合わせることはできますが、通常、ミーティングは特定の時間帯に設定されることはありません。
一方、リモートコラボレーションは さまざまな場所で行われ、同期でも非同期でも可能ですが、直接顔を合わせることはありません。
非同期作業は、異なるタイムゾーンに拠点を置く人々にとって優れたツールです。 電話のスケジュールを立てるために、全員の都合の良い時間に同期しなければならない場合を考えてみてください。 全員が同じ時間に集まるのは本当に大変なことです。超早起きしなければならない人もいれば、起きているのが難しい人もいます。 しかし、非同期作業では、時間帯は関係ありません。
非同期コラボレーションを機能させるためには、チームのコミュニケーション方法が透明である必要がある。
Slackの公開チャンネルを読むことができるのは、この透明性の一例だ。
何よりもまず、誰もが喜んで守るいくつかの黄金ルールに明確に合意する必要がある。
確かに、責任あることをするためには、ある程度のコミットメントが必要になるだろう。 リクエストが解決するのを待つのではなく、一定の期間内に質の高いアウトプットを同僚に返す必要があることを受け入れるように。
非同期コミュニケーションは、人々の自己表現能力、問題発見能力、包括的コミュニケーション能力を飛躍的に高めることが証明されている。
- メッセージに共有すべき情報がすべて含まれていることを確認しましょう。 同僚の質問を予測し、すぐに答えるようにしましょう。
メッセージは長すぎたり、複雑すぎたりしていませんか？ Loomでビデオを作成し、画面を見せるなど、別の形式を試してみましょう。 または、ボイスメッセージを録音し、後で調べやすいように主なトピックをタイトルに付けましょう。
- グループチャットやチャンネルに投稿する場合は、英語を使いましょう。 チェコ語は、他のチェコ人とのプライベートな会話でのみOKです。
- メッセージを後で送信するために、メッセージのスケジュールを使ってください。 もしあなたがプライベートメッセージを送信する相手が現在アクティブでない場合（夜間、休暇など）、その人が利用できることが分かっているときに後でメッセージを送信してください。 これは、すべての側でシームレスなコミュニケーションを保つのに非常に役立ちます。 同様に、それほど重要ではないが、別の機会に聞きたいことがある場合、メッセージをスケジュールしてください。
- 人それぞれスケジュールも仕事のスタイルも違いますから、相手が数秒で返信してくれるとは期待しないでください。 約3～4時間で返信が届くでしょう。
🪄 大至急の返信が必要な場合は、相手に電話しましょう。 同時に、あなたの依頼の緊急性について考えてみてはどうでしょうか-前もって計画を立てることで、次回はそれほど急がずに済む方法はないでしょうか？
- 絵文字を使いましょう、早くて効率的です。
🪄 私たちは特定の絵文字の正確な意味について合意し、日常的な場面で使えるようにしています。
Slackには日常のあらゆる話題や目的のためのチャンネルがあるので、できる限り使ってください。
メールはアウトバウンドコミュニケーションのためにとっておく。
より重要なトピックをリアルタイムで議論する必要がある場合は、定例会議のアジェンダに追加しよう。
会議の開催者が、要約や近況報告は書面で十分だと判断し、会議を中止して全員の時間を節約することもある。
会議は録画もされるので、後で見たり、記憶をリフレッシュしたりすることもできる。
定期的なミーティングに関しては、私たちは必要最小限にとどめるようにしています。 つまり、これらのミーティングの期間、出席者、有効性を継続的に見直しています。 そのため、実際にはいくつかのミーティングは冗長になったり、統合されたりします。
非同期モードのゴールは、人と人との接触を最低限にとどめることだと思われているかもしれません。 実際はその逆です。 しかし、質より量というわけでもありません。 非同期コミュニケーションは、多ければ多いほど良いというわけではないことを認めています。 ゴールは、通常オフィスにいるときよりも効率的にコミュニケーションを とることです。
Notionのガイドラインを見てみよう：
Digismoothieは、同じ価値観を共有する、志を同じくする人々の集まりである。 その価値観のひとつが、大企業や企業環境で一般的な管理スタイルである、マイクロマネジメントからの脱却である。
つまり、このような信頼に基づくガバナンスが機能するためには、個人的な説明責任を非常に重視し、何をすべきか正確に指示されるのではなく、率先して行動することを好む必要がある。 組織の全員が、どこにいても成果を出せるような日々のフローを設定する責任がある。
企業文化は、リーダーや創業者の人柄と常に結びついています。 それは、その企業が持つ価値観に通じるものであり、その上に立つものです。
Digismoothieでは、日々非同期で仕事をしていても、月に一度はビールを飲みに集まり、年に2回はチェコ共和国の名所を探索するオフサイトを企画しています。
価値観は日々のものです。各社の価値観ごとに専用のSlackチャンネルがあり、各自が自分の生活で起きていることを反映した関連する最新情報を投稿するよう奨励されています。 良い例が#freedomチャンネルで、さまざまな仕事に関する資料や旅行の写真を共有しています。
プロセスに手を加えたり、新しいツールを採用したりするときはいつも、「これを非同期で行うにはどうすればいいのだろう？
非同期モードで作業しているチームに変更を導入するときは、シンプルにすることが不可欠です。 新しいプロセスは、ステップごとに説明する必要があります。 短い文章、スクリーンショット、ビデオ、NotionのGIFなど、最初の一読で要点がつかめるようなものを使いましょう。 また、後でもう一度説明を見つけやすいようにしましょう。
Digismoothieでは、リモートと非同期の 両方の長所を1つにまとめました。 確かに、同僚の何人かに直接会うことはないかもしれません。また、オフィスは日常生活の音で喧騒しているわけではありませんし、時々誰かとコーヒーを飲むのもいいものです。
しかし！オフィスで毎日隣に座っているからといって、必ずしもその人と良い関係を築けるとは限らないことは誰もが知っています。 多くの人が言うように、私たちはSlackの#randomチャンネルがより活気があることに気づきました。 さらに、都合の良いときにいつでも参加しやすいのです。 このような場所は内向的な人だけのものだと思うかもしれませんが、私たちが決して会わないわけではありません。 つまり、完全に孤立しているわけでもないのです！
私たちの非同期コミュニケーションにはまだギャップがあり、完璧ではありません。 しかし、それを認め、対処することは非常に重要です。 私たちはこの仕事モデルを立ち上げた日から大きな進歩を遂げましたが、まだ学び続けています。
リモート・アプローチと非同期アプローチを組み合わせてビジネスを行うことの大きな利点は、自分の体制に最も適した方法を決めることができることだ。 上司が1日に3つのミーティングを予定し、あなたが皆の前に立たなければならないということはない。 9時から5時まで働いたり、朝のランニングに行くのが嫌だと感じたりすることもない。 また、早起きが苦手で午前11時......あるいはそれ以降にしか脳が働かない場合でも、罪悪感を感じることはない！
アシンク・ワーキングは、世界中を旅しながらも仕事をしたい場合や、家族の時間を1日にもっと取り込みたい場合に特に有効だ。
結局のところ、すべてのアプローチは人と人との間の合意なのです。 非同期モードを私たちに不利にではなく、私たちのために機能させるということを忘れないでください。
非同期の経験やヒントをお持ちの方は、ぜひコメントをお寄せください！
