Cuando iniciamos el cambio al trabajo asíncrono, encontramos una serie de artículos, vídeos y seminarios web sobre el tema que nos fueron de gran ayuda. Ahora hemos decidido devolver el favor a la comunidad y publicar nuestra propia página Notion, donde describimos todo el modelo en profundidad y cómo ajustamos y mejoramos las cosas constantemente. Esperamos que te sirva de inspiración en tus propios esfuerzos por transformar la forma de trabajar de tu empresa.

La colaboración asíncrona se produce en momentos diferentes. Las personas colaboran en proyectos, pero no al mismo tiempo. Cada persona trabaja durante un periodo de tiempo diferente en función de sus horarios personales. Pueden acudir a la misma oficina y verse en persona, pero normalmente las reuniones no se establecen para una hora concreta.

La colaboración a distancia, en cambio, tiene lugar en distintos lugares y puede ser tanto sincrónica como asincrónica, pero nunca cara a cara.

El trabajo asíncrono es una herramienta excelente para las personas que se encuentran en zonas horarias diferentes. Piensa en cuando has tenido que sincronizar a una hora que le viene bien a todo el mundo sólo para programar una llamada. Conseguir que todo el mundo se reúna a la misma hora puede ser un verdadero engorro: mientras unos tienen que levantarse súper temprano, a otros les cuesta mantenerse despiertos. Pero cuando trabajas de forma asíncrona, la hora del día no importa.

Para que la colaboración asíncrona funcione, la forma en que tu equipo se comunica tiene que ser transparente.

Esto significa que la mayor parte del tiempo todo el mundo se comunica públicamente y no en modo privado. De esta forma, todo el mundo se mantiene al día de lo que está pasando. Poder leer a través de canales públicos en Slack es un ejemplo de esta transparencia en el trabajo.

Ante todo, tendrás que acordar explícitamente un par de reglas de oro que todo el mundo esté dispuesto a cumplir.

Es cierto que va a requerir un cierto grado de compromiso hacer lo responsable, como aceptar que tengo que responder a un colega con un resultado de calidad en un plazo determinado, en lugar de esperar a que la solicitud se resuelva por sí sola.

Por otro lado, las recompensas merecen la pena. Se ha demostrado que la comunicación asíncrona aumenta enormemente la capacidad de las personas para expresarse, identificar problemas y comunicarlos de forma exhaustiva.

• Asegúrate de que tu mensaje contiene toda la información que necesitas compartir. Intenta predecir las preguntas de tu colega y respóndelas enseguida.

🪄 ¿Es el mensaje demasiado largo o demasiado complicado? Prueba con otro formato: haz un vídeo con Loom y muestra tu pantalla, o graba un mensaje de voz y ponle como título el tema principal para que sea fácil buscarlo más tarde.

• Si escribes en un chat de grupo o en un canal, utiliza el inglés. El checo sólo está bien en conversaciones privadas con otra persona checa.
• Utiliza la programación de mensajes para enviarlos más tarde. Si envías un mensaje privado a alguien que en ese momento está inactivo (por la noche, de vacaciones, etc.), envíalo más tarde, cuando sepas que va a estar disponible. Esto ayuda enormemente a mantener una comunicación fluida por todas las partes. Del mismo modo, si tienes algo en la cabeza que no es tan importante pero quieres que se escuche en otro momento, simplemente programa el mensaje.
• No esperes que la persona te conteste en cuestión de segundos. Cada uno tiene un horario y un estilo de trabajo diferente. Recibirás la respuesta en unas 3-4 horas.

🪄 Si necesitas una respuesta lo antes posible, llama a la persona. Al mismo tiempo, quizá quieras reflexionar sobre el carácter urgente de tu petición: ¿hay alguna forma de evitar que sea tan apremiante la próxima vez planificándolo con antelación?

• Utiliza emojis, son rápidos y eficaces.

🪄 Hemos consensuado el significado exacto de determinados emojis para que nos sirvan en situaciones cotidianas, normalmente para confirmar algo o mostrar reconocimiento.

Slack tiene canales para todo tipo de temas y propósitos cotidianos, así que úsalos todo lo que puedas.

Los correos electrónicos están reservados para la comunicación saliente.

Si necesitas tratar un tema más importante en tiempo real, añádelo al orden del día de una reunión ordinaria.

A veces, el responsable de la reunión puede decidir que un resumen escrito o una actualización del estado es suficiente, por lo que cancela la reunión y ahorra tiempo a todos.

Las reuniones también se graban para que puedas verlas más tarde o refrescar la memoria.

En cuanto a las reuniones periódicas, intentamos reducirlas al mínimo, lo que significa que revisamos continuamente la duración, los asistentes y la validez de estas reuniones. Así, algunas reuniones llegan a ser redundantes o se fusionan.

Puede que tengas la impresión de que el objetivo del modo asíncrono es mantener el contacto entre las personas al mínimo. De hecho, es todo lo contrario. Pero tampoco se trata de primar la cantidad sobre la calidad. La comunicación asíncrona reconoce que más no siempre es mejor. El objetivo es comunicarse de forma más eficiente de lo que lo harías normalmente si estuvieras en la oficina.

Echa un vistazo a esta directriz de Notion:

Digismoothie es un grupo de personas con ideas afines que comparten una serie de valores. Uno de estos valores es alejarse de la microgestión, un estilo de gestión frecuente en grandes empresas y entornos corporativos.

Dicho esto, para que este tipo de gobernanza basada en la confianza funcione, tiene que haber un gran énfasis en la responsabilidad personal y una preferencia por tomar la iniciativa en lugar de que te digan exactamente lo que tienes que hacer. Todos los miembros de la organización son responsables de establecer un flujo diario que les ayude a cumplir, estén donde estén.

La cultura de la empresa está, y siempre estará, ligada al carácter de sus líderes y fundadores, y hablará y estará por encima de los valores que la empresa tenga establecidos.

En Digismoothie, aunque trabajamos asíncronamente a diario, nos reunimos una vez al mes para tomar una cerveza y organizamos salidas dos veces al año para explorar lugares de interés en la República Checa.

Los valores son cosa del día a día. Tenemos un canal de Slack dedicado a cada valor de la empresa, donde se anima a la gente a publicar actualizaciones relacionadas que reflejen lo que les pasa en la vida. Un buen ejemplo es el canal #freedom, donde compartimos material sobre nuestros distintos trabajos o fotos de viajes.

Siempre que se trata de modificar un proceso o adoptar una nueva herramienta, inevitablemente acabamos preguntándonos: ¿Cómo lo hacemos de forma asíncrona?

Cuando se introduce un cambio en un equipo que trabaja en modo asíncrono, es esencial que sea sencillo. El nuevo proceso debe explicarse paso a paso. Utiliza frases cortas, capturas de pantalla, vídeos, GIFs en Notion, cualquier cosa que ayude a la gente a captar lo esencial durante la primera lectura. Además, haz que les resulte fácil volver a encontrar las instrucciones más tarde.

En Digismoothie hemos combinado lo mejor de los dos mundos: remoto y asíncrono , todo en uno. Es cierto que es posible que nunca conozcas en persona a algunos de tus compañeros. Además, en la oficina no se oye el bullicio de la vida cotidiana, y está bien tomarse un café con alguien de vez en cuando.

Pero todos sabemos que el hecho de sentarte al lado de alguien en una oficina todos los días no significa necesariamente que vayas a tener una buena relación con esa persona. Como muchos de nosotros te dirán, hemos descubierto que el canal #random de Slack es mucho más animado. Además, es fácil que la gente colabore cuando le viene bien. Puede que pienses que un lugar así es sólo para introvertidos, pero no es que no nos veamos nunca, ¡así que tampoco es un aislamiento total!

Todavía tenemos lagunas en nuestra comunicación asíncrona, y no es perfecta. Pero es crucial reconocerlas y abordarlas. Hemos hecho grandes progresos desde el día en que lanzamos este modelo de trabajo y seguimos aprendiendo.

Una gran ventaja de que tu empresa utilice una combinación de enfoques remotos y asíncronos es la posibilidad de decidir qué es lo que mejor se adapta a tu régimen. Tu jefe no programará tres reuniones al día, en las que tengas que estar de pie delante de todo el mundo. Se acabó trabajar de 9 a 5 o sentirte mal por salir a correr por la mañana. Además, no te sentirás culpable si no eres madrugador y tu cerebro no se pone en marcha hasta las 11 de la mañana... ¡o más tarde!

El trabajo asíncrono es especialmente útil si viajas por todo el mundo pero quieres seguir trabajando, o si necesitas pasar más tiempo con la familia.

Al fin y al cabo, todo enfoque es un acuerdo entre personas. Recuerda, se trata de hacer que el modo asíncrono trabaje a nuestro favor, no en nuestra contra.

Si tienes alguna experiencia asíncrona o algún consejo que compartir, ¡nos encantaría escuchar tus comentarios!