Lorsque nous avons commencé à passer au travail asynchrone, nous avons trouvé un certain nombre d'articles, de vidéos et de webinaires sur le sujet qui nous ont été d'une grande aide. Aujourd'hui, nous avons décidé de rendre la pareille à la communauté et de publier notre propre page Notion, où nous décrivons l'ensemble du modèle en profondeur et la manière dont nous le modifions et l'améliorons en permanence. Nous espérons que cette page vous inspirera dans vos propres efforts pour transformer la façon dont votre entreprise travaille.

La collaboration asynchrone se produit à différents moments. Les gens collaborent sur des projets, mais pas en même temps. Chaque personne travaille à un moment différent en fonction de son emploi du temps. Ils peuvent toujours se rendre au même bureau et se voir en personne, mais les réunions ne sont généralement pas organisées à une heure précise.

La collaboration à distance, quant à elle, se déroule dans des lieux différents. Elle peut être à la fois synchrone et asynchrone, mais jamais face à face.

Le travail asynchrone est un excellent outil pour les personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Pensez à toutes les fois où vous avez dû vous synchroniser à un moment qui ne convenait pas à tout le monde, simplement pour planifier un appel. Faire en sorte que tout le monde se réunisse à la même heure peut être une véritable corvée - alors que certains doivent se réveiller très tôt, d'autres ont du mal à rester éveillés. Mais lorsque vous travaillez de manière asynchrone, l'heure n'a pas d'importance.

Pour que la collaboration asynchrone fonctionne, la façon dont votre équipe communique doit être transparente.

Cela signifie que la plupart du temps, tout le monde communique publiquement et non en mode privé. De cette façon, tout le monde reste au courant de ce qui se passe. La possibilité de lire les canaux publics sur Slack est un exemple de cette transparence au travail.

Avant toute chose, vous devez convenir explicitement de quelques règles d'or que tout le monde est prêt à respecter.

Il est vrai qu'il faudra un certain degré d'engagement pour agir de manière responsable. Par exemple, accepter de répondre à un collègue avec un travail de qualité dans un certain délai, au lieu d'attendre que la demande se résolve d'elle-même.

D'un autre côté, les récompenses en valent la peine. La communication asynchrone a prouvé qu'elle améliorait considérablement la capacité des gens à s'exprimer, à identifier les problèmes et à les communiquer de manière exhaustive.

• Assurez-vous que votre message contient toutes les informations que vous devez partager. Essayez de prévoir les questions de votre collègue et répondez-y immédiatement.

🪄 Le message est-il trop long ou trop compliqué ? Essayez un format différent - réalisez une vidéo avec Loom et montrez votre écran. Ou enregistrez un message vocal et intitulez-le avec le sujet principal afin qu'il soit facile à retrouver plus tard.

• Si vous envoyez un message à un groupe de discussion ou à un canal, utilisez l'anglais. Le tchèque n'est acceptable que dans les conversations privées avec un autre Tchèque.
• Utilisez la planification des messages pour les envoyer plus tard. Si vous envoyez un message privé à une personne actuellement inactive (nuit, vacances, etc.), envoyez-lui le message plus tard, lorsque vous savez qu'elle sera disponible. Cela contribue grandement à maintenir une communication fluide de part et d'autre. De même, si vous avez en tête quelque chose qui n'est pas très important mais que vous voulez faire entendre à un autre moment, il vous suffit de programmer le message.
• Ne vous attendez pas à ce que la personne vous réponde en quelques secondes. Chacun a un emploi du temps et un style de travail différents. Vous obtiendrez votre réponse au bout de 3 à 4 heures.

si vous avez besoin d'une réponse immédiate, appelez la personne. En même temps, vous pouvez réfléchir à la nature urgente de votre demande - y a-t-il un moyen d'éviter qu'elle soit aussi pressante la prochaine fois en planifiant à l'avance ?

• Utilisez des émojis, ils sont rapides et efficaces.

🪄 Nous nous sommes mis d'accord sur la signification exacte de certains emojis pour qu'ils nous servent dans des situations quotidiennes, généralement pour confirmer quelque chose ou montrer sa reconnaissance.

Slack dispose de canaux pour toutes sortes de sujets et d'objectifs quotidiens, alors utilisez-les autant que possible.

Les courriels sont réservés à la communication sortante.

Si vous devez discuter d'un sujet plus important en temps réel, ajoutez-le à l'ordre du jour d'une réunion régulière.

Parfois, le responsable de la réunion peut décider qu'un résumé écrit ou une mise à jour de l'état d'avancement suffit, et il annule alors la réunion, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

Les réunions sont également enregistrées afin que vous puissiez les regarder plus tard ou vous rafraîchir la mémoire.

En ce qui concerne les réunions régulières, nous essayons de les réduire au strict minimum. Cela signifie que nous révisons régulièrement la durée, les participants et la validité de ces réunions. Ainsi, certaines réunions deviennent redondantes ou sont fusionnées.

Vous avez peut-être l'impression que l'objectif du mode asynchrone est de limiter au maximum les contacts entre les personnes. En fait, c'est tout le contraire. Mais il ne s'agit pas non plus de privilégier la quantité sur la qualité. La communication asynchrone reconnaît que plus n'est pas toujours mieux. L'objectif est de communiquer plus efficacement que vous ne le feriez normalement si vous étiez au bureau.

Jetez un coup d'œil à cette ligne directrice de Notion:

Digismoothie est un groupe de personnes partageant les mêmes valeurs. L'une de ces valeurs est de s'éloigner du micromanagement, un style de gestion répandu dans les grandes entreprises et les environnements corporatifs.

Cela dit, pour que ce type de gouvernance fondée sur la confiance fonctionne, il faut mettre l'accent sur la responsabilité personnelle et préférer prendre l'initiative plutôt que de se faire dire exactement ce qu'il faut faire. Chaque membre de l'organisation est responsable de la mise en place d'un flux quotidien qui l'aide à tenir ses promesses, où qu'il se trouve.

La culture d'entreprise est, et sera toujours, liée à la personnalité de ses dirigeants et de ses fondateurs. Elle s'appuie sur les valeurs que l'entreprise a mises en place et les dépasse.

Chez Digismoothie, même si nous travaillons quotidiennement en asynchrone, nous nous réunissons une fois par mois autour d'une bière et nous organisons deux fois par an des sessions hors site pour explorer des lieux d'intérêt en République tchèque.

Les valeurs sont une affaire de tous les jours. Nous avons un canal Slack dédié à chaque valeur de l'entreprise, où les gens sont encouragés à publier des mises à jour qui reflètent ce qui se passe dans leur vie. Un bon exemple est le canal #freedom, où nous partageons des informations sur nos différents emplois ou des photos de voyage.

Lorsqu'il s'agit de modifier un processus ou d'adopter un nouvel outil, nous finissons inévitablement par nous demander : comment faire cela de manière asynchrone ?

Lorsque vous introduisez un changement dans une équipe travaillant en mode asynchrone, il est essentiel de rester simple. Le nouveau processus doit être expliqué étape par étape. Utilisez des phrases courtes, des captures d'écran, des vidéos, des GIF dans Notion, tout ce qui peut aider les gens à comprendre l'essentiel lors de la première lecture. De plus, faites en sorte qu'ils puissent facilement retrouver les instructions plus tard.

Chez Digismoothie, nous avons combiné le meilleur des deux mondes - à distance et asynchrone - en un seul. Il est vrai que vous ne rencontrerez peut-être jamais certains de vos collègues en personne. De plus, le bureau n'est pas animé par les bruits de la vie quotidienne, et il est agréable de prendre un café avec quelqu'un de temps en temps.

Mais nous savons tous que ce n'est pas parce que vous êtes assis à côté de quelqu'un dans un bureau tous les jours que vous aurez nécessairement une bonne relation avec cette personne. Comme beaucoup d'entre nous vous le diront, nous avons trouvé le canal #random sur Slack beaucoup plus vivant. De plus, il est facile pour les gens d'intervenir quand ils le souhaitent. On pourrait penser qu'un tel endroit est réservé aux introvertis, mais ce n'est pas comme si nous ne nous rencontrions jamais. Ce n'est pas non plus l'isolement total !

Nous avons encore des lacunes dans notre communication asynchrone, et ce n'est pas parfait. Mais il est essentiel de les reconnaître et d'y remédier. Nous avons fait d'énormes progrès depuis le jour où nous avons lancé ce modèle de travail et nous continuons à apprendre.

L'un des grands avantages de l'utilisation par votre entreprise d'une combinaison d'approches à distance et asynchrones est la possibilité de décider ce qui convient le mieux à votre régime. Votre patron ne programmera pas trois réunions par jour, au cours desquelles vous devrez vous présenter devant tout le monde. Il n'est plus question de travailler de 9 à 5 ou de se sentir coupable d'aller courir le matin. Pas de culpabilité non plus si vous n'êtes pas un lève-tôt et que votre cerveau ne se met en marche qu'à 11 heures du matin... ou plus tard !

Le travail asynchrone est particulièrement utile si vous voyagez dans le monde entier mais que vous voulez quand même travailler. Ou si vous avez besoin de passer plus de temps en famille dans votre journée.

Après tout, toute approche est un accord entre des personnes. N'oubliez pas qu'il s'agit de faire en sorte que le mode asynchrone fonctionne pour nous, et non contre nous.

Si vous avez des expériences ou des astuces asynchrones à partager, n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !