Als wir mit der Umstellung auf asynchrones Arbeiten begannen, fanden wir eine Reihe von Artikeln, Videos und Webinaren zu diesem Thema, die uns eine große Hilfe waren. Jetzt haben wir uns entschlossen, der Community etwas zurückzugeben und unsere eigene Notion-Seite zu veröffentlichen, auf der wir das gesamte Modell ausführlich beschreiben und erläutern, wie wir die Dinge ständig optimieren und verbessern. Wir hoffen, dass diese Seite Sie bei Ihren eigenen Bemühungen, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu verändern, inspirieren wird.

Asynchrone Zusammenarbeit findet zu unterschiedlichen Zeiten statt. Menschen arbeiten an Projekten zusammen, aber nicht zur gleichen Zeit. Jede Person arbeitet in einem anderen Zeitfenster, das sich nach ihrem persönlichen Zeitplan richtet. Sie können immer noch in dasselbe Büro kommen und sich persönlich treffen, aber in der Regel werden Besprechungen nicht für eine bestimmte Zeit anberaumt.

Die Remote-Zusammenarbeit hingegen findet an verschiedenen Orten statt. Sie kann sowohl synchron als auch asynchron erfolgen, aber nie von Angesicht zu Angesicht.

Asynchrone Arbeit ist ein hervorragendes Werkzeug für Menschen, die in verschiedenen Zeitzonen leben. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich zu einer Zeit abstimmen, die allen passt, nur um einen Anruf zu planen. Es kann sehr mühsam sein, alle zur gleichen Zeit zu versammeln - während die einen sehr früh aufstehen müssen, haben die anderen Probleme, wach zu bleiben. Aber wenn Sie asynchron arbeiten, spielt die Tageszeit keine Rolle.

Damit die asynchrone Zusammenarbeit funktioniert, muss die Art und Weise, wie Ihr Team kommuniziert, transparent sein.

Das bedeutet, dass jeder die meiste Zeit öffentlich und nicht im privaten Modus kommuniziert. Auf diese Weise ist jeder auf dem Laufenden, was passiert. Die Möglichkeit, öffentliche Kanäle auf Slack zu lesen, ist ein Beispiel für diese Transparenz bei der Arbeit.

Zuallererst müssen Sie sich ausdrücklich auf ein paar goldene Regeln einigen, an die sich alle halten wollen.

Es stimmt, es wird ein gewisses Maß an Engagement erfordern, um das Verantwortungsvolle zu tun. Ich muss z. B. akzeptieren, dass ich einem Kollegen innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine qualitativ hochwertige Arbeit liefern muss, anstatt zu warten, bis sich die Anfrage von selbst erledigt.

Auf der anderen Seite lohnt es sich aber auch. Es hat sich gezeigt, dass die asynchrone Kommunikation die Fähigkeit der Menschen, sich auszudrücken, Probleme zu erkennen und sie umfassend zu kommunizieren, massiv verbessert.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht alle Informationen enthält, die Sie mitteilen möchten. Versuchen Sie, die Fragen Ihrer Kollegen vorherzusehen und sie sofort zu beantworten.

🪄 Ist die Nachricht zu lang oder übermäßig kompliziert? Versuchen Sie ein anderes Format - machen Sie ein Video mit Loom und zeigen Sie Ihren Bildschirm. Oder nehmen Sie eine Sprachnachricht auf und betiteln Sie sie mit dem Hauptthema, damit Sie sie später leicht nachschlagen können.

• Wenn Sie einen Beitrag in einem Gruppenchat oder Kanal schreiben, verwenden Sie Englisch. Tschechisch ist nur in privaten Unterhaltungen mit einer anderen tschechischen Person OK.
• Verwenden Sie die Nachrichtenplanung für das spätere Versenden von Nachrichten. Wenn Sie eine private Nachricht an jemanden senden, der gerade inaktiv ist (nachts, im Urlaub usw.), senden Sie die Nachricht später, wenn Sie wissen, dass er oder sie verfügbar ist. Dies hilft ungemein, die Kommunikation auf allen Seiten reibungslos zu gestalten. Wenn Ihnen etwas nicht so Wichtiges durch den Kopf geht, Sie es aber zu einem anderen Zeitpunkt loswerden wollen, können Sie die Nachricht auch einfach auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.
• Erwarten Sie nicht, dass die Person innerhalb von Sekunden antwortet. Jeder hat einen anderen Zeitplan und Arbeitsstil. Sie werden Ihre Antwort in etwa 3-4 Stunden erhalten.

wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, rufen Sie die Person an. Gleichzeitig sollten Sie über die Dringlichkeit Ihres Anliegens nachdenken - gibt es eine Möglichkeit, die Dringlichkeit beim nächsten Mal zu vermeiden, indem Sie vorausplanen?

• Verwenden Sie Emojis, sie sind schnell und effizient.

🪄 Wir haben uns auf die genaue Bedeutung bestimmter Emojis geeinigt, damit sie in alltäglichen Situationen für uns funktionieren, typischerweise um etwas zu bestätigen oder eine Bestätigung zu zeigen.

Slack hat Kanäle für alle möglichen alltäglichen Themen und Zwecke, also nutzen Sie sie so oft wie möglich.

E-Mails sind für die ausgehende Kommunikation reserviert.

Wenn Sie ein wichtigeres Thema in Echtzeit besprechen müssen, setzen Sie es auf die Tagesordnung einer regulären Besprechung.

Manchmal kann der Besprechungsleiter beschließen, dass eine schriftliche Zusammenfassung oder eine Statusaktualisierung ausreicht, so dass er die Besprechung absagt und die Zeit aller Beteiligten spart.

Besprechungen werden auch aufgezeichnet, damit Sie sie später ansehen oder Ihr Gedächtnis auffrischen können.

Bei regelmäßigen Besprechungen versuchen wir, sie auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Das bedeutet, dass wir die Dauer, die Teilnehmer und die Gültigkeit dieser Besprechungen laufend überarbeiten. So werden manche Besprechungen tatsächlich überflüssig oder zusammengelegt.

Vielleicht haben Sie den Eindruck, dass das Ziel des asynchronen Modus darin besteht, den Kontakt zwischen den Teilnehmern auf ein Minimum zu beschränken. In Wirklichkeit ist das Gegenteil der Fall. Aber es geht auch nicht um Quantität vor Qualität. Asynchrone Kommunikation erkennt an, dass mehr nicht immer besser ist. Das Ziel ist es, effizienter zu kommunizieren , als Sie es normalerweise im Büro tun würden.

Werfen Sie einen Blick auf diesen Notion-Leitfaden:

Digismoothie ist eine Gruppe von Gleichgesinnten, die eine Reihe von Werten teilen. Einer dieser Werte ist der Verzicht auf Mikromanagement, ein Managementstil, der in größeren Firmen und Unternehmensumgebungen weit verbreitet ist.

Damit diese Art der vertrauensbasierten Führung funktioniert, muss ein großer Wert auf die persönliche Verantwortung gelegt werden, und es ist besser, die Initiative zu ergreifen, als genau gesagt zu bekommen, was zu tun ist. Jeder in der Organisation ist dafür verantwortlich, einen täglichen Ablauf zu schaffen, der ihm hilft, seine Aufgaben zu erfüllen, unabhängig davon, wo er sich befindet.

Die Unternehmenskultur ist und wird immer mit dem Charakter der Führungskräfte und Gründer verbunden sein. Sie steht im Einklang mit den Werten, die das Unternehmen vertritt, und steht über ihnen.

Obwohl wir bei Digismoothie täglich im Akkord arbeiten, treffen wir uns einmal im Monat auf ein Bier und organisieren zweimal im Jahr Ausflüge zu interessanten Orten in der Tschechischen Republik.

Werte sind etwas Alltägliches. Wir haben für jeden Unternehmenswert einen eigenen Slack-Kanal, in dem die Mitarbeiter ermutigt werden, relevante Updates zu posten, die ihre Lebenssituation widerspiegeln. Ein gutes Beispiel ist der Kanal #freedom, in dem wir Material über unsere verschiedenen Jobs oder Reisefotos austauschen.

Wenn es darum geht, einen Prozess zu optimieren oder ein neues Tool einzuführen, stellen wir uns unweigerlich die Frage: Wie können wir das asynchron machen?

Bei der Einführung von Änderungen in einem Team, das im asynchronen Modus arbeitet, ist es wichtig, die Dinge einfach zu halten. Der neue Prozess muss Schritt für Schritt erklärt werden. Verwenden Sie kurze Sätze, Screenshots, Videos, GIFs in Notion - alles, was den Mitarbeitern beim ersten Durchlesen hilft, das Wesentliche zu verstehen. Machen Sie es ihnen außerdem leicht, die Anleitung später wiederzufinden.

Bei Digismoothie haben wir das Beste aus beiden Welten kombiniert - Remote und Asynchronität - alles in einem. Es stimmt, dass Sie einige Ihrer Kollegen vielleicht nie persönlich treffen werden. Außerdem herrscht im Büro nicht der Lärm des Alltags, und es ist schön, ab und zu mit jemandem einen Kaffee zu trinken.

Aber wir alle wissen, dass die Tatsache, dass man jeden Tag im Büro neben jemandem sitzt, nicht unbedingt bedeutet, dass man eine gute Beziehung zu dieser Person hat. Viele von uns werden Ihnen sagen, dass wir den #random-Kanal auf Slack als viel lebendiger empfinden. Außerdem ist es für die Leute einfach, sich einzubringen, wann immer es passt. Man könnte meinen, dass ein Ort wie dieser nur für Introvertierte ist, aber es ist ja nicht so, dass wir uns nie treffen. Es ist also auch keine totale Isolation!

Wir haben immer noch Lücken in unserer asynchronen Kommunikation, und sie ist nicht perfekt. Aber es ist wichtig, sie anzuerkennen und anzugehen. Seit dem Tag, an dem wir dieses Arbeitsmodell eingeführt haben, haben wir enorme Fortschritte gemacht und wir lernen immer noch dazu.

Ein großer Vorteil einer Kombination aus Remote- und Asynchronarbeit ist, dass Sie selbst entscheiden können, was am besten zu Ihrem System passt. Ihr Chef wird nicht drei Besprechungen pro Tag anberaumen, bei denen Sie vor allen Leuten aufstehen müssen. Sie müssen nicht mehr von 9 bis 17 Uhr arbeiten oder ein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie morgens laufen gehen. Außerdem haben Sie kein schlechtes Gewissen, wenn Sie kein Frühaufsteher sind und Ihr Gehirn erst um 11 Uhr einsetzt ... oder später!

Asynchrones Arbeiten ist besonders nützlich, wenn Sie um die Welt reisen, aber trotzdem arbeiten wollen. Oder wenn Sie einfach mehr Zeit für die Familie in Ihren Tag einbauen wollen.

Letztlich ist jeder Ansatz eine Vereinbarung zwischen Menschen. Denken Sie daran, dass es darum geht, den asynchronen Modus für uns arbeiten zu lassen, nicht gegen uns.

Wenn Sie Erfahrungen mit Asynchronität haben oder Tipps geben können, würden wir uns über Ihre Kommentare freuen!