Quando abbiamo iniziato a passare al lavoro asincrono, abbiamo trovato una serie di articoli, video e webinar sull'argomento che ci sono stati di grande aiuto. Ora abbiamo deciso di restituire il favore alla comunità e di pubblicare la nostra pagina Notion, in cui descriviamo in modo approfondito l'intero modello e il modo in cui modifichiamo e miglioriamo costantemente le cose. Speriamo che vi sia di ispirazione per i vostri sforzi di trasformare il modo in cui lavora la vostra azienda.

La collaborazione asincrona avviene in momenti diversi. Le persone collaborano ai progetti, ma non nello stesso momento. Ciascuno lavora in una finestra temporale diversa, in base ai propri orari. Possono comunque recarsi nello stesso ufficio e vedersi di persona, ma in genere le riunioni non sono fissate a un orario specifico.

La collaborazione a distanza, invece, avviene in luoghi diversi. Può essere sia sincrona che asincrona, ma mai faccia a faccia.

Il lavoro asincrono è uno strumento eccellente per le persone che si trovano in fusi orari diversi. Pensate a quando vi è capitato di dovervi sincronizzare a un'ora che non si adatta a tutti solo per programmare una chiamata. Riuscire a riunirsi tutti insieme alla stessa ora può essere una vera seccatura: mentre alcuni devono svegliarsi prestissimo, altri hanno problemi a rimanere svegli. Ma quando si lavora in modo asincrono, l'ora del giorno non ha importanza.

Perché la collaborazione asincrona funzioni, il modo in cui il team comunica deve essere trasparente.

Ciò significa che per la maggior parte del tempo tutti comunicano pubblicamente e non in modalità privata. In questo modo tutti sono aggiornati su ciò che accade. La possibilità di leggere i canali pubblici su Slack è un esempio di questa trasparenza.

Prima di tutto, è necessario concordare esplicitamente un paio di regole d'oro che tutti sono disposti a rispettare.

È vero, sarà necessario un certo grado di impegno per fare le cose in modo responsabile. Per esempio, accettare di dover rispondere a un collega con un prodotto di qualità entro un certo lasso di tempo, invece di aspettare che la richiesta si risolva da sola.

D'altra parte, la ricompensa ne vale la pena. La comunicazione asincrona ha dimostrato di potenziare enormemente la capacità delle persone di esprimersi, identificare i problemi e comunicarli in modo esaustivo.

• Assicuratevi che il vostro messaggio contenga tutte le informazioni che dovete condividere. Cercate di prevedere le domande del vostro collega e rispondete subito.

Il messaggio è troppo lungo o complicato? Provate un formato diverso: create un video con Loom e mostrate la vostra schermata. Oppure registrate un messaggio vocale e intitolatelo con l'argomento principale, in modo che sia facile da consultare in seguito.

• Se state scrivendo in una chat di gruppo o in un canale, usate l'inglese. Il ceco va bene solo nelle conversazioni private con un altro ceco.
• Utilizzate la programmazione dei messaggi per inviarli in un secondo momento. Se state inviando un messaggio privato a qualcuno che al momento non è attivo (notte, vacanza, ecc.), inviate il messaggio più tardi, quando sapete che sarà disponibile. Questo aiuta enormemente a mantenere la comunicazione senza intoppi da parte di tutti. Allo stesso modo, se avete in mente qualcosa di non così importante ma volete farlo sapere in un altro momento, programmate il messaggio.
• Non aspettatevi che la persona risponda in pochi secondi. Ognuno ha orari e stili di lavoro diversi. Riceverete la risposta in circa 3-4 ore.

Se avete bisogno di una risposta immediata, chiamate la persona. Allo stesso tempo, potreste pensare alla natura urgente della vostra richiesta: c'è un modo per evitare che sia così pressante la prossima volta, pianificando per tempo?

• Usate gli emoji, sono veloci ed efficienti.

Abbiamo concordato l'esatto significato di specifiche emoji per farle funzionare nelle situazioni quotidiane, in genere per confermare qualcosa o mostrare un riconoscimento.

Slack ha canali per tutti i tipi di argomenti e scopi quotidiani, quindi usateli il più possibile.

Le e-mail sono riservate alle comunicazioni in uscita.

Se avete bisogno di discutere un argomento più importante in tempo reale, aggiungetelo all'ordine del giorno di una riunione regolare.

A volte il responsabile della riunione può decidere che un riepilogo scritto o un aggiornamento sullo stato è sufficiente, quindi annulla la riunione e risparmia il tempo di tutti.

Le riunioni vengono anche registrate, in modo da poterle guardare in seguito o rinfrescare la memoria.

Quando si tratta di riunioni regolari, cerchiamo di ridurle al minimo indispensabile. Ciò significa che rivediamo continuamente la durata, i partecipanti e la validità di queste riunioni. Pertanto, alcune riunioni diventano ridondanti o vengono accorpate.

Si potrebbe avere l'impressione che l'obiettivo della modalità asincrona sia quello di mantenere i contatti tra le persone al minimo indispensabile. In realtà, è il contrario. Ma non si tratta nemmeno di privilegiare la quantità rispetto alla qualità. La comunicazione asincrona riconosce che più non è sempre meglio. L'obiettivo è comunicare in modo più efficiente di quanto si farebbe normalmente in ufficio.

Date un'occhiata a questa linea guida di Notion:

Digismoothie è un gruppo di persone che condividono una serie di valori. Uno di questi valori è l'allontanamento dalla microgestione, uno stile di gestione prevalente nelle grandi aziende e negli ambienti aziendali.

Detto questo, perché questo tipo di governance basata sulla fiducia funzioni, è necessario porre un'enorme enfasi sulla responsabilità personale e sulla preferenza a prendere l'iniziativa invece di sentirsi dire esattamente cosa fare. Tutti i membri dell'organizzazione sono responsabili dell'organizzazione di un flusso giornaliero che li aiuti a raggiungere gli obiettivi, indipendentemente da dove si trovino.

LEGGETE LA NOSTRA GUIDA ASYNC

La cultura aziendale è e sarà sempre legata ai caratteri dei suoi leader e fondatori. Si rifà ai valori che l'azienda ha adottato e si pone al di sopra di essi.

In Digismoothie, anche se lavoriamo quotidianamente in modo asincrono, ci riuniamo ancora una volta al mese per una birra e organizziamo due volte all'anno delle trasferte per esplorare i luoghi di interesse della Repubblica Ceca.

I valori sono una cosa quotidiana. Abbiamo un canale Slack dedicato per ogni valore aziendale, dove le persone sono incoraggiate a postare aggiornamenti correlati che riflettono ciò che sta accadendo nella loro vita. Un buon esempio è il canale #freedom, dove condividiamo materiale sui nostri diversi lavori o foto di viaggi.

Quando si tratta di modificare un processo o di adottare un nuovo strumento, finiamo inevitabilmente per chiederci: come possiamo farlo in modalità asincrona?

Quando si introduce un cambiamento in un team che lavora in modalità asincrona, è essenziale mantenere le cose semplici. Il nuovo processo deve essere spiegato passo dopo passo. Utilizzate frasi brevi, screenshot, video, GIF in Notion, qualsiasi cosa che possa aiutare le persone a capire il concetto durante la prima lettura. Inoltre, fate in modo che sia facile per loro ritrovare le istruzioni in un secondo momento.

In Digismoothie abbiamo unito il meglio dei due mondi - remoto e asincrono - in un'unica soluzione. È vero, potreste non incontrare mai di persona alcuni dei vostri colleghi. Inoltre, in ufficio non si sente il rumore della vita quotidiana ed è bello prendere un caffè con qualcuno di tanto in tanto.

Ma sappiamo tutti che il fatto di sedersi ogni giorno accanto a qualcuno in ufficio non significa necessariamente che si instauri un buon rapporto con quella persona. Come molti di noi vi diranno, abbiamo trovato il canale #random su Slack molto più vivace. Inoltre, è facile per le persone intervenire in qualsiasi momento. Si potrebbe pensare che un luogo come questo sia solo per gli introversi, ma non è che non ci incontriamo mai. Quindi non è nemmeno un isolamento totale!

Abbiamo ancora delle lacune nella nostra comunicazione asincrona e non è perfetta. Ma è fondamentale riconoscerle e affrontarle. Abbiamo fatto enormi progressi dal giorno in cui abbiamo lanciato questo modello di lavoro e stiamo ancora imparando.

Un enorme vantaggio dell'utilizzo di una combinazione di approcci remoti e asincroni è la possibilità di decidere cosa si adatta meglio al vostro regime. Il vostro capo non programmerà tre riunioni al giorno e voi dovrete alzarvi in piedi davanti a tutti. Non dovrete più lavorare dalle 9 alle 5 o sentirvi in colpa per essere andati a correre la mattina. Inoltre, niente sensi di colpa se non siete mattinieri e il vostro cervello si attiva solo alle 11 del mattino... o più tardi!

Il lavoro asincrono è particolarmente utile se state viaggiando per il mondo ma volete comunque lavorare. O se avete bisogno di inserire più tempo per la famiglia nella vostra giornata.

Dopo tutto, ogni approccio è un accordo tra persone. Ricordate, si tratta di far funzionare la modalità asincrona per noi, non contro di noi.

Se avete esperienze o consigli asincroni da condividere, ci piacerebbe sentire i vostri commenti!