Además de pulir su tienda en línea -facilitando la navegación por la estructura del sitio, creando ofertas de upsell u otras campañas de ventas-, necesita controlar y mantener lo que es invisible para los clientes pero esencial para su satisfacción: el inventario.

Antes de entrar en materia, vamos a definir la gestión del inventario y sus principales conceptos, y a explorar las distintas técnicas que utilizan las empresas de comercio electrónico.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventariosimplica almacenar, organizar y transportar el inventario, que incluye tanto los propios productos como los materiales necesarios para producirlos y mantenerlos. Los sistemas de gestión de inventarios realizan un seguimiento del número de bienes y materiales en las distintas fases de producción y venta, así como de sus características: dimensiones, peso, temperatura, estacionalidad o cualquier otra cosa que sea relevante para la empresa.

El objetivo de toda empresa de comercio electrónico con la gestión del inventario es minimizar los costes asociados al almacenamiento, el seguimiento y la entrega de los productos, lo que implica conocer la demanda y mantener unos niveles de inventario que sean suficientes para satisfacerla y asequibles de almacenar y mantener.

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🔺 Para aclarar la terminología, el inventario se refiere no sólo a los productos que vendes en tu tienda, sino también a los materiales que utilizas para crear esos productos. Por su parte, las existencias se refieren sólo a tus productos acabados.

El inventario puede dividirse en 4 categorías principales: materias primas (materiales utilizados en la producción y/o presentes en los propios productos), trabajos en curso (productos parcialmente acabados), productos acabados (existencias disponibles para la compra) y MRO (bienes de mantenimiento, reparación y operaciones que no forman parte de los productos finales).

Si no se dedica a la fabricación y revende productos ya fabricados, su inventario puede incluir el embalaje y las herramientas de mantenimiento del almacén. Si no se dedica en absoluto a los almacenes -por ejemplo, si ha creado un negocio de dropshipping-no necesita preocuparse por el inventario ni por la gestión de existencias; basta con encontrar un proveedor fiable.

¿Cuáles son las técnicas de gestión de existencias?

Hay 3 enfoques más comunes: FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y JIT (justo a tiempo). Sus nombres se explican por sí solos: FIFO significa vender primero las existencias más antiguas, LIFO significa hacer lo contrario y JIT significa mantener los niveles máximos bajos de todas las existencias.

La técnica de primero en entrar, primero en salir suele considerarse la más razonable, ya que ayuda a minimizar el almacenamiento de productos invendibles (que han caducado, se han desgastado, han pasado de moda, etc.) La técnica de último en entrar, primero en salir está justificada si está comprando constantemente determinadas existencias y su precio sube continuamente, lo que hace que las existencias más nuevas sean las más caras para usted. El enfoque justo a tiempo puede funcionar bien si colabora estrechamente con los proveedores y puede confiar en ellos.

Ventajas de una potente gestión del inventario

Una gestión adecuada del inventario, especialmente cuando se automatiza con la ayuda de herramientas de software de gestión de inventario, puede ayudarle a conseguir lo siguiente:

• Minimización de los costes de almacenamiento. Cuantos más artículos tenga en un almacén (o en varios), más tendrá que pagar por ellos mientras no le generen dinero a cambio.

• Eliminación del stock muertoy el deterioro. Si vende productos perecederos (aquellos que tienen fecha de caducidad) o productos que pueden dejar de ser relevantes con el tiempo (por ejemplo, fuera de temporada), es esencial hacer un seguimiento de su rendimiento con los clientes para no quedarse con un montón de stock caducado o muerto. Los sistemas de gestión de inventario pueden ayudarle a controlar estos parámetros y a priorizar dichos productos antes de que dejen de ser vendibles.

• Eliminación de errores. Si siempre tienes controlado el stock del que dispones y has conectado estos datos a tu tienda online en tiempo real, no te encontrarás con problemas de clientes que piden lo que no tienes (lo que podría suponer trabas en la comunicación y una menor satisfacción del cliente).

💡 Para sincronizar el seguimiento de las existencias con tu tienda online, utiliza aplicaciones de inventario que te envíen alertas de falta de existencias o que permitan a los visitantes suscribirse a notificaciones de reposición de existencias.

• Acelerar elcumplimiento de los pedidos. La gestión del inventario va en consonancia con la entrega de los pedidos, y cuanto más eficaz sea la primera, más rápida será la segunda. Dado que la velocidad de entrega es uno de los problemas más acuciantes y una de las demandas de los clientes que más crece, no querrás fallar en ese aspecto.

• Información sobre la popularidad de los productos y la fiabilidad de los proveedores. Disponer de datos sobre las existencias de movimiento más lento y más rápido le ayudará a comprender qué tipos de productos debe vender de forma más activa y cuáles debe evitar. Además, la información sobre la gestión del inventario puede ayudar a evaluar las relaciones con los distintos proveedores.

Los mayores retos de la gestión de inventario en el comercio electrónico

He aquí los 3 retos más comunes que complican la gestión del inventario:

• Informes imprecisos. Puede ser difícil sincronizar todos los datos, especialmente si tiene varias ubicaciones de almacén y varios proveedores. Tener niveles de existencias imprecisos puede dañar la experiencia del cliente en su tienda: si no ven cuántos artículos hay disponibles, podrían comprar más de los que tiene y luego decepcionarse.

• Limitaciones en la cadena de suministro. Algo puede ir mal en la fabricación o el almacenamiento del producto. Si ocurre, debe tener las herramientas necesarias para saberlo inmediatamente y actuar sobre el problema: pedir más productos, replantearse las relaciones con los proveedores, mejorar la gestión del almacén, comunicar los problemas a los clientes, etc.

• La pandemia hizo que muchas empresas aprendieran la lección por las malas: siempre hay que hacer un seguimiento y previsión de la demanda, establecer niveles de "existencias de seguridad" paralos distintos productos, actualizar los datos de inventario en tiempo real y seguir otras prácticas de eficacia probada (más adelante hablaremos de ellas).

Para superar estos y otros retos sin perder clientes ni gastar mucho dinero, debe encontrar el mejor software de gestión de inventario para su empresa y adoptar las mejores prácticas del sector. Exploremos cuáles.

8 mejores prácticas de gestión de inventario

Hemos recopilado una lista de las mejores prácticas de gestión de inventario que le ayudarán a mejorar el rendimiento general de su tienda.

1. Automatice los procesos con un software de gestión de inventario

No es ninguna sorpresa que la gestión manual del inventario es tediosa y propensa a errores. Sin embargo, muchas empresas siguen haciendo al menos parte del trabajo manualmente. El reciente informe de Shopify muestra que la automatización de los procesos manuales ha crecido significativamente: por ejemplo, las apps para la gestión de almacenes adquirieron casi un 200% más de instalaciones en 2021 en comparación con 2020.

Si estás usando un sistema como Shopify para administrar tu tienda, tienes varias opciones para la automatización:

1. Usar capacidades incorporadas. La gestión de inventario nativa de Shopify incluye funcionalidades básicas como seguimiento, historial de artículos, actualizaciones de cantidades, etc. Puede ser suficiente, pero difícilmente puede cubrir necesidades a gran escala y procesos complejos.
2. Usar una aplicación deterceros : Hay muchas soluciones de software de gestión de inventario como Skubana o RetailOps diseñadas para sincronizar los datos de tu tienda con los datos de tu inventario.
3. Usandouna app de Shopify de inventario. Puedes elegir entre las soluciones de la App Store que ofrecen sincronización de inventario en tiempo real, seguimiento, integraciones multicanal, etc.

2. Externalizar el cumplimiento

Externalizar todo el fulfillment también puede ser una opción válida. Está demostrado que los 3PL (third-party logistics) reducen costes y mejoran la satisfacción del cliente en muchos sectores, el comercio electrónico en particular. Con más empresas decidiendo externalizar, el mercado de soluciones de fulfillment está en alza: se prevé que alcance más de 25 millones de dólares en 2028, creciendo de forma constante desde los 16 millones de dólares de 2021.

La externalización del cumplimiento puede ser beneficiosa si:

• Te diriges a muchas ubicaciones diferentes y no puedes gestionar varios almacenes para garantizar envíos rápidos. Una solución de terceros puede disponer de una red de almacenes para guardar tus productos cerca de tus clientes.
• Si tieneproblemas para conectar los datos de los distintos canales de venta, una solución multicanal puede gestionar los pedidos realizados en su sitio web, en las redes sociales o en otros mercados, automatizando el proceso.
• No quiereencargarse de la tramitación de pedidos en general. Esta es una estrategia en sí misma; si encuentra un socio de tramitación fiable, eliminará mucho trabajo y tendrá espacio para otras tareas para hacer crecer su negocio.

3. Proyecte sus ventas futuras con herramientas de previsión

Las herramientas de inventario modernas permiten muchas funcionalidades avanzadas, una de las cuales es la previsión de la demanda. Armado con datos, puede proyectar sus ventas futuras en los siguientes pasos:

1. Defina el periodo que necesita prever: puede proyectar sus necesidades de inventario para el año siguiente, para una temporada o un mes, o para cualquier otro periodo que considere oportuno.
2. Analice sus planes y tendencias de compra. Tenga en cuenta los acontecimientos estacionales si repercuten en el tipo de productos que vende, en las promociones previstas y en el crecimiento de sus ventas. Si dispone de informes sobre el inventario de más lenta y más rápida rotación, le darán una idea de los productos en los que debe centrarse a la hora de decidir la reposición del inventario.
3. Analice su cuota de mercado y la competencia . La entrada de nuevos actores en el mercado o los cambios en los hábitos de compra pueden influir en los pedidos de su tienda y, en consecuencia, en sus necesidades de inventario.
4. Cree un plan y un calendario para obtener el inventario de los proveedores . Además de todos los datos mencionados, es importante saber cuánto tiempo necesitan los fabricantes para producir los artículos pedidos y cómo se realizará el transporte hasta su almacén o el de un tercero.
5. Ajuste su previsión si es necesario. Supongamos que su anuncio está obteniendo más conversiones que un anuncio similar del año pasado y que, inesperadamente, está recibiendo más pedidos. Tendrá que reaccionar rápidamente para satisfacer la demanda.

Hay un montón de soluciones basadas en IA que ayudan en la planificación y previsión del inventario, y el informe de McKinsey muestra que adoptar una puede mejorar el control del inventario en un 35%. Busca el mejor software de gestión de inventario que te ahorre tiempo y dinero prediciendo con precisión la demanda. Si gestionas una tienda Shopify, puedes elegir entre aplicaciones de inventario con funcionalidad de previsión-Stockbot, por ejemplo.

4. Establecer niveles mínimos de existencias

Los niveles de stock mínimo, o PAR (Reposición Periódica Automática) definen la cantidad de producto que deberías tener en cada momento. Esta cantidad también se puede denominar stock de seguridad.

Es útil establecer estos niveles mínimos para los artículos que vende y revisarlos una vez al año o con más frecuencia. Establezca y ajuste los niveles PAR en función de la popularidad del producto y de los procesos logísticos: es importante tener en cuenta tanto lo bien que se vende como la rapidez con la que se puede reponer.

5. Clasifique su inventario en función de su valor

Hay varios enfoques para la categorización del inventario. En primer lugar, si no sólo se trata de productos acabados, tendrá que categorizar y hacer un seguimiento por separado de los materiales utilizados en la producción y el almacenamiento. En cuanto al stock en sí, puede utilizar el análisis ABC:

1. Calcula el número de artículos vendidos y el coste por unidad para determinar el valor de consumo.
2. Enumere todos sus productos en orden descendente de valor de consumo. A continuación, calcule el porcentaje de este valor que representa cada producto -o grupo de productos-.
3. Divida los productos en grupos A, B y C. Normalmente, los productos que representan el 80% del valor de consumo total son los que generan más ingresos. Márquelos como grupo A. Los grupos B y C representarán el 15% y el 5% restantes, respectivamente.
4. 5.Planifique la reposición de existencias basándose en los datos ABC. Asegúrese de que siempre tiene suficientes productos A y de que puede reponerlos rápidamente, y no invierta costes adicionales en almacenar muchos productos B y C.

6. Redistribuya el inventario más cerca de los clientes

La presión de las entregas de pedidos superrápidas está servida. Según el informe de Shopify, el 60% de los consumidores esperan que los pedidos se cumplan en un plazo de 2 días. Para garantizar este plazo y aumentar el porcentaje de entregas en el mismo día, debes distribuir tu stock más cerca de tus clientes objetivo.

Analice los datos basados en la ubicación y considere la posibilidad de mantener su inventario cerca de las zonas de envío de sus clientes más activos. Si opera tanto en línea como fuera de línea, también puede crear un espacio híbrido que sirva como punto de venta y centro de cumplimiento al mismo tiempo. Los estudios demuestran que convertir un punto de venta en un minipunto de cumplimiento reduce los costes de última milla hasta en un 60% o más.

7. Contar con un plan de contingencia y auditorías periódicas

La realidad es que los procesos de la cadena de suministro son susceptibles de sufrir crisis. Si se produce un problema -por ejemplo, una ubicación de almacén se desordena y ciertos productos se estropean, o un proveedor quiebra cuando los pedidos ya están hechos- es necesario contar con un plan de contingencia.

Puede incluir posibles escenarios de interrupción que puedan afectar a su negocio, describir todas las opciones de transporte y almacenamiento que tiene o a las que podría recurrir adicionalmente, definir los miembros del equipo y los socios que serán responsables de la planificación de emergencia y el reabastecimiento, etc.

También es útil realizar auditorías periódicas del inventario. Puede evaluar las condiciones de almacenamiento y transporte, las categorías de inventario existentes y otros aspectos. En cuanto a una comprobación cuantitativa, puede realizar recuentos completos del inventario o recuentos cíclicos: esto último significa un programa rotativo en el que se comprueba cada producto o grupo de productos en un periodo de tiempo determinado.

8. Mantener una comunicación clara y proactiva con los proveedores

Es vital mantener una comunicación transparente con los proveedores. Todo lo que hemos dicho sobre previsión de la demanda, redistribución del inventario o planes de contingencia depende en gran medida de sus relaciones con los proveedores. Debe estar siempre al tanto de sus planes de inventario y cumplimiento, posibles riesgos, objetivos a corto y largo plazo, etc.

También tiene sentido reevaluar su colaboración en función de su satisfacción y la de sus clientes. Sea proactivo si observa algo que pueda mejorarse en la cadena de suministro y comuníquelo antes de experimentar resultados negativos. El 44% de las empresas afirma estar invirtiendo en la mejora de la colaboración con los socios de la cadena de suministro.

Si trabaja con varios proveedores, puede clasificarlos en función de su impacto en sus ingresos, ubicación u otro parámetro y establecer una comunicación en consecuencia.

Gestione el inventario pensando en los clientes

Cualquier técnica u objetivo relacionado con la gestión del inventario debe alinearse con la satisfacción del cliente. Calibre siempre sus objetivos en función de las tendencias de compra de su tienda, las opiniones de los clientes y sus necesidades antes que cualquier otra cosa.

Gracias a las herramientas de automatización que se adaptan al tamaño y a los objetivos de su empresa, tanto si opta por la entrega a través de terceros como si utiliza un sistema de gestión de inventario junto con otras fuentes, puede lograr un mejor control del inventario y, en general, una mejor entrega de los pedidos.