En plus de peaufiner votre boutique en ligne - rendre la structure du site facile à naviguer, créer des offres de vente incitative ou d'autres campagnes de vente - vous devez contrôler et maintenir ce qui est invisible pour les clients mais essentiel à leur satisfaction : les stocks.

Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques de gestion des stocks et les défis les plus courants. Avant d'entrer dans le vif du sujet, définissons d'abord la gestion des stocks et ses principaux concepts, puis explorons les différentes techniques utilisées par les entreprises de commerce électronique.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

Lagestion des stocks implique le stockage, l'organisation et le transport des stocks, qui comprennent à la fois les produits eux-mêmes et les matériaux nécessaires à la production et à l'entretien des produits. Les systèmes de gestion des stocks permettent de suivre le nombre de marchandises et de matériaux à différents stades de la production et de la vente, ainsi que leurs caractéristiques : dimensions, poids, température, saisonnalité ou tout autre élément pertinent pour l'entreprise.

L'objectif de toute entreprise de commerce électronique en matière de gestion des stocks est de minimiser les coûts associés au stockage, au suivi et à la livraison des produits. Cela signifie qu'il faut comprendre la demande et maintenir des niveaux de stocks qui soient à la fois suffisants pour satisfaire cette demande et abordables pour le stockage et la maintenance.

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🔺 Pour clarifier la terminologie, les stocks se réfèrent non seulement aux produits que vous vendez dans votre magasin, mais aussi aux matériaux que vous utilisez pour créer ces produits. Le stock, quant à lui, ne concerne que les produits finis.

Les stocks peuvent être divisés en quatre grandes catégories : les matières premières (matériaux utilisés dans la production et/ou présents dans les produits eux-mêmes), les travaux en cours (produits partiellement finis), les produits finis (stock disponible pour l'achat) et les biens d'entretien, de réparation et d'exploitation qui ne font pas partie des produits finis.

Si vous n'avez pas d'activité de fabrication et que vous revendez des produits déjà fabriqués, votre stock peut comprendre des outils d'emballage et d'entretien de l'entrepôt. Si vous ne vous occupez pas du tout d'entrepôts, par exemple si vous avez créé une entreprise de dropshipping, vousn'avez pas besoin de vous préoccuper de l'inventaire ou de la gestion des stocks ; il suffit de trouver un fournisseur fiable.

Quelles sont les techniques de gestion des stocks ?

Les trois approches les plus courantes sont les suivantes FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, premier sorti) et JIT (juste à temps). Leurs noms sont assez explicites : FIFO signifie que l'on vend d'abord le stock le plus ancien, LIFO signifie que l'on procède autrement, et JIT signifie que l'on maintient les niveaux les plus bas possibles pour tous les stocks.

La technique du premier entré, premier sorti est généralement considérée comme la plus raisonnable, car elle permet de réduire au minimum le stockage de produits invendables (périmés, usés, démodés, etc.). La technique du dernier entré, premier sorti se justifie si vous achetez constamment certains stocks et que leur prix augmente continuellement, ce qui fait que le stock le plus récent est le plus cher pour vous. L'approche "juste à temps" peut s'avérer efficace si vous collaborez étroitement avec vos fournisseurs et que vous pouvez compter sur eux.

Avantages d'une gestion des stocks efficace

Une bonne gestion des stocks, surtout lorsqu'elle est automatisée à l'aide d'outils logiciels de gestion des stocks, peut vous aider à atteindre les objectifs suivants :

• Minimisation des coûts de stockage. Plus il y a d'articles dans un entrepôt (ou plusieurs), plus vous devez payer pour eux alors qu'ils ne vous rapportent rien en retour.

• Élimination des stocks morts et des pertes. Si vous vendez des denrées périssables (qui ont une date de péremption) ou des produits qui risquent de perdre de leur intérêt avec le temps (en raison d'un changement de saison, par exemple), il est essentiel de suivre leur évolution auprès des clients afin de ne pas vous retrouver avec des stocks périmés ou morts en grande quantité. Les systèmes de gestion des stocks peuvent vous aider à contrôler ces paramètres et à donner la priorité à ces produits avant qu'ils ne deviennent invendables.

• Élimination des erreurs. Si vous savez toujours où en est votre stock et que vous avez connecté ces données à votre boutique en ligne en temps réel, vous ne serez pas confronté à des problèmes de clients qui commandent ce que vous n'avez pas (ce qui pourrait entraîner des problèmes de communication et une baisse de la satisfaction des clients).

💡 Pour synchroniser le suivi des stocks avec votre boutique en ligne, utilisez des applications d'inventaire qui vous enverront des alertes de rupture de stock ou qui permettront aux visiteurs de s'abonner à des notifications de retour en stock.

• Accélérer l'exécution des commandes. La gestion des stocks va de pair avec la livraison des commandes, et plus la première est efficace, plus la seconde est rapide. La rapidité de livraison étant l'un des problèmes les plus urgents et l'une des demandes les plus croissantes des clients, vous ne voulez pas vous en priver.

• Des informations sur la popularité des produits et la fiabilité des fournisseurs. Disposer de données sur les stocks les plus lents et les plus rapides vous aidera à comprendre quels types de produits doivent être vendus plus activement et lesquels doivent être évités. En outre, les informations relatives à la gestion des stocks peuvent aider à évaluer les relations avec les différents fournisseurs.

Les plus grands défis de la gestion des stocks dans le commerce électronique

Voici les trois défis les plus courants qui compliquent la gestion des stocks :

• Rapports inexacts. Il peut être difficile de synchroniser toutes les données, surtout si vous avez plusieurs entrepôts et plusieurs fournisseurs. L'inexactitude des niveaux de stock peut nuire à l'expérience des clients dans votre boutique : s'ils ne voient pas combien d'articles sont disponibles, ils risquent d'en acheter plus que vous n'en avez et d'être déçus.

• Contraintes de la chaîne d'approvisionnement. Un problème peut survenir lors de la fabrication ou du stockage d'un produit. Si c'est le cas, vous devez disposer des outils nécessaires pour vous en rendre compte immédiatement et agir en conséquence : commander davantage de produits, repenser les relations avec les fournisseurs, améliorer la gestion de l'entrepôt, communiquer les problèmes aux clients, etc.

• L'évolution de la demande des clients. Vous devez être prêt à faire face à des hausses inattendues de la demande. La pandémie a permis à de nombreuses entreprises d'apprendre la leçon à leurs dépens : vous devez toujours suivre et prévoir la demande, fixer des niveaux de "stock de sécurité" pour différents produits, mettre à jour vos données d'inventaire en temps réel et suivre d'autres pratiques éprouvées (nous reviendrons sur ces dernières un peu plus loin).

Pour relever ces défis et d'autres encore sans perdre de clients ni dépenser beaucoup d'argent, vous devez trouver le meilleur logiciel de gestion des stocks pour votre entreprise et adopter les meilleures pratiques du secteur. Voyons lesquelles.

8 meilleures pratiques de gestion des stocks

Nous avons dressé une liste des meilleures pratiques de gestion des stocks qui vous aideront à améliorer les performances globales de votre magasin.

1. Automatiser les processus grâce à un logiciel de gestion des stocks

Il n'est pas surprenant que la gestion manuelle des stocks soit fastidieuse et sujette aux erreurs. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent d'effectuer au moins une partie du travail manuellement. Le récent rapport de Shopify montre que l'automatisation des processus manuels s'est considérablement développée : par exemple, les apps de gestion d'entrepôt ont acquis près de 200 % d'installations supplémentaires en 2021 par rapport à 2020.

Si vous utilisez un système comme Shopify pour gérer votre boutique, plusieurs options s'offrent à vous en matière d'automatisation :

1. Utiliser les fonctionnalités intégrées. La gestion d'inventaire native de Shopify comprend des fonctionnalités de base telles que le suivi, l'historique des articles, la mise à jour des quantités, etc. C'est peut-être suffisant, mais cela ne permet pas de répondre aux besoins à grande échelle et aux processus complexes.
2. Utiliser une application tierce. Il existe de nombreux logiciels de gestion des stocks, tels que Skubana ou RetailOps, conçus pour synchroniser les données de votre magasin avec vos données d'inventaire.
3. Utilisation d'une application Shopify pour l'inventaire. Vous pouvez choisir parmi les solutions de l'App Store qui offrent une synchronisation des stocks en temps réel, un suivi, des intégrations multicanaux, etc.

2. Externaliser le traitement des commandes

L'externalisation de l'ensemble de la gestion des commandes peut également être une option valable. il est prouvé que la logistique tierce (3PL) permet de réduire les coûts et d'améliorer la satisfaction des clients dans de nombreux secteurs, en particulier dans celui du commerce électronique. De plus en plus d'entreprises décidant d'externaliser, le marché des solutions d'exécution est en hausse : il devrait atteindre plus de 25 millions de dollars d' ici 2028, en croissance constante par rapport aux 16 millions de dollars de 2021.

L'externalisation de la gestion des commandes peut s'avérer bénéfique dans les cas suivants

• Vous ciblez un grand nombre d'endroits différents et ne pouvez pas gérer plusieurs entrepôts pour assurer des expéditions rapides. Une solution tierce peut disposer d'un réseau d'entrepôts pour stocker vos produits à proximité de vos clients.
• Vous avez du mal à connecter les données des différents canaux de vente. L'exécution multicanal peut gérer les commandes passées sur votre site, les médias sociaux ou d'autres places de marché, en automatisant le processus pour vous.
• Vous ne voulez pas vous occuper de l'exécution des commandes en général. Il s'agit d'une stratégie à part entière ; si vous trouvez un partenaire d'exécution fiable, vous éliminerez une grande partie du travail et pourrez vous consacrer à d'autres tâches pour développer votre entreprise.

3. Prévoyez vos ventes futures grâce à des outils de prévision

Les outils d'inventaire modernes offrent de nombreuses fonctionnalités avancées, dont la prévision de la demande. Armé de données, vous pouvez projeter vos ventes futures en suivant les étapes suivantes :

1. Définissez la période sur laquelle porteront vos prévisions. Vous pouvez prévoir vos besoins en stocks pour l'année à venir, pour une saison ou un mois, ou pour toute autre période qui vous semble pertinente.
2. Analysez vos plans et les tendances d'achat. Tenez compte des événements saisonniers s'ils ont une incidence sur le type de produits que vous vendez, sur les promotions prévues et sur la croissance de vos ventes. Si vous disposez de rapports sur les stocks qui évoluent le plus lentement et le plus rapidement, ils vous donneront des indications sur les produits à privilégier pour décider du réapprovisionnement des stocks.
3. Analysez votre part de marché et la concurrence. L'arrivée de nouveaux acteurs sur le marché ou des changements dans les habitudes d'achat peuvent avoir un impact sur les commandes de votre magasin et, par conséquent, sur vos besoins en stocks.
4. Élaborez un plan et un calendrier pour l'obtention des stocks auprès des fournisseurs. En plus de toutes les données mentionnées, il est important de savoir combien de temps il faut aux fabricants pour produire les articles commandés et comment se déroulera le transport vers votre entrepôt ou celui d'un tiers.
5. Ajustez vos prévisions si nécessaire. Supposons que votre annonce obtienne plus de conversions qu'une annonce similaire de l'année dernière et que vous receviez un nombre inattendu de commandes. Vous devrez réagir rapidement pour satisfaire la demande.

Il existe de nombreuses solutions alimentées par l'IA qui aident à la planification et à la prévision des stocks, et le rapport de McKinsey montre que l'adoption d'une telle solution peut améliorer le contrôle des stocks de 35 %. Recherchez le meilleur logiciel de gestion des stocks qui vous fera gagner du temps et de l'argent en prédisant la demande avec précision. Si vous gérez une boutique Shopify, vous pouvez choisir parmi des applications de gestion des stocks dotées d'une fonctionnalité de prévision - Stockbot, par exemple.

4. Fixer des niveaux de stock minimums

Les niveaux de stock minimum, ou PAR (Periodic Automatic Replacement), définissent la quantité de produits que vous devez avoir à tout moment. Cette quantité peut également être appelée stock de sécurité.

Il est utile de fixer ces niveaux minimums pour les articles que vous vendez et de les revoir une fois par an ou plus fréquemment. Fixez et ajustez les niveaux de PAR en fonction de la popularité du produit et des processus logistiques : il est important de tenir compte à la fois de la qualité des ventes et de la rapidité du réapprovisionnement.

5. Classez vos stocks en fonction de leur valeur

Il existe plusieurs approches pour catégoriser les stocks. Tout d'abord, si vous ne traitez pas uniquement des produits finis, vous devrez classer et suivre séparément les matériaux utilisés pour la production et le stockage. En ce qui concerne le stock lui-même, vous pouvez utiliser l'analyse ABC :

1. Calculez le nombre d'articles vendus et le coût unitaire pour déterminer la valeur de consommation.
2. Dressez la liste de tous vos produits dans l'ordre décroissant de leur valeur de consommation. Calculez ensuite le pourcentage de cette valeur que représente chaque produit ou groupe de produits.
3. Répartissez les produits en groupes A, B et C. En règle générale, les produits qui représentent 80 % de la valeur de consommation totale sont ceux qui génèrent le plus de revenus. Inscrivez-les dans le groupe A. Les groupes B et C représentent respectivement les 15 % et les 5 % restants.
4. Planifiez le réapprovisionnement des stocks sur la base des données ABC. Assurez-vous d'avoir toujours suffisamment de produits A et de pouvoir les réapprovisionner rapidement, et n'investissez pas de coûts supplémentaires dans le stockage d'un grand nombre de produits B et C.

6. Redistribuer les stocks au plus près des clients

La pression exercée par les livraisons ultrarapides est forte. Selon le rapport de Shopify, 60 % des consommateurs s'attendent à ce que leurs commandes soient honorées dans les deux jours. Pour garantir ce délai et augmenter le pourcentage de livraisons le jour même, vous devez répartir votre stock plus près de vos clients cibles.

Analysez les données géolocalisées et envisagez de maintenir votre stock à proximité des zones de livraison de vos clients les plus actifs. Si vous travaillez à la fois en ligne et hors ligne, vous pouvez également créer un espace hybride qui sert à la fois de point de vente et de centre de traitement des commandes. Des études montrent que la transformation d'un point de vente en mini-centre d'exécution permet de réduire les coûts du dernier kilomètre de plus de 60 %.

7. Mettre en place un plan d'urgence et procéder à des audits réguliers

En réalité, les processus de la chaîne d'approvisionnement sont susceptibles de connaître des crises. Si un problème survient - par exemple, un entrepôt se dérègle et certains produits sont abîmés, ou un fournisseur fait faillite alors que les commandes sont déjà passées - vous devez disposer d'un plan d'urgence.

Ce plan peut inclure des scénarios de perturbation susceptibles d'affecter votre entreprise, décrire toutes les options de transport et d'entreposage dont vous disposez ou auxquelles vous pourriez avoir recours, définir les membres de l'équipe et les partenaires qui seront responsables de la planification d'urgence et du réapprovisionnement, etc.

Il est également utile de procéder à des audits réguliers des stocks. Vous pouvez évaluer les conditions de stockage et de transport, les catégories d'inventaire existantes et d'autres aspects. En termes de contrôle quantitatif, vous pouvez procéder à des inventaires complets ou à des inventaires cycliques : dans ce dernier cas, il s'agit d'un programme rotatif dans lequel chaque produit ou groupe de produits est contrôlé au cours d'une période donnée.

8. Maintenir une communication claire et proactive avec les fournisseurs

Il est essentiel de maintenir une communication transparente avec les fournisseurs. Tout ce que nous avons dit sur la prévision de la demande, la redistribution des stocks ou la planification des mesures d'urgence dépend en grande partie de vos relations avec les fournisseurs. Vous devez toujours être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne vos plans d'inventaire et d'exécution, les risques éventuels, les objectifs à court et à long terme, etc.

Il est également judicieux de réévaluer votre coopération en fonction de votre satisfaction et de celle de vos clients. Soyez proactif si vous remarquez que quelque chose peut être amélioré dans la chaîne d'approvisionnement et faites-le savoir avant de subir des conséquences négatives. 44 % des entreprises déclarent investir dans l'amélioration de la collaboration avec les partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, vous pouvez les classer en fonction de leur impact sur votre chiffre d'affaires, de leur localisation ou d'un autre paramètre, et établir une communication en conséquence.

Gérer les stocks en pensant aux clients

Toute technique ou tout objectif lié à la gestion des stocks doit s'aligner sur la satisfaction du client. Calculez toujours vos objectifs en fonction des tendances d'achat de votre magasin, des commentaires et des besoins de vos clients avant toute chose.

Grâce à des outils d'automatisation adaptés à la taille et aux objectifs de votre entreprise - que vous optiez pour une gestion des commandes par un tiers ou que vous utilisiez un système de gestion des stocks avec d'autres sources - vous pouvez mieux contrôler vos stocks et améliorer globalement l'exécution des commandes.