Oltre a perfezionare il vostro negozio online, rendendo la struttura del sito facile da navigare, creando offerte di upsell o altre campagne di vendita, dovete controllare e mantenere ciò che è invisibile ai clienti ma essenziale per la loro soddisfazione: l'inventario.

In questo post discuteremo le migliori pratiche di gestione dell'inventario e le sfide più comuni. Prima di addentrarci, definiamo la gestione dell'inventario e i suoi concetti principali ed esploriamo le diverse tecniche utilizzate dalle aziende di e-commerce.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario implica l'immagazzinamento, l'organizzazione e il trasporto delle scorte, che comprendono sia i prodotti stessi sia i materiali necessari per la produzione e la manutenzione dei prodotti. I sistemi di gestione dell'inventario tengono traccia del numero di beni e materiali nelle diverse fasi di produzione e vendita, nonché delle loro caratteristiche: dimensioni, peso, temperatura, stagionalità o qualsiasi altra cosa sia rilevante per l'azienda.

L'obiettivo di ogni azienda di e-commerce nella gestione dell'inventario è ridurre al minimo i costi associati allo stoccaggio, al monitoraggio e alla consegna dei prodotti. Ciò significa comprendere la domanda e mantenere livelli di inventario sufficienti a soddisfare la domanda e allo stesso tempo convenienti da immagazzinare e mantenere.

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🔺 Per chiarire la terminologia, l'inventario non si riferisce solo ai prodotti che vendete nel vostro negozio, ma anche ai materiali che utilizzate per creare quei prodotti. A sua volta, il magazzino si riferisce solo ai prodotti finiti.

Le scorte possono essere suddivise in 4 categorie principali: materie prime (materiali utilizzati nella produzione e/o presenti nei prodotti stessi), prodotti in corso di lavorazione (prodotti parzialmente finiti), prodotti finiti (scorte disponibili per l'acquisto) e MRO (prodotti per la manutenzione, la riparazione e le operazioni che non fanno parte dei prodotti finali).

Se non vi occupate di produzione e rivendete prodotti già realizzati, il vostro inventario potrebbe includere imballaggi e strumenti per la manutenzione del magazzino. Se non avete a che fare con i magazzini - ad esempio, avete creato un'attività di dropshipping -non dovete preoccuparvi né dell'inventario né della gestione delle scorte; è sufficiente trovare un fornitore affidabile.

Quali sono le tecniche di gestione dell'inventario?

Esistono 3 approcci più comuni: FIFO (first in first out), LIFO (last in first out) e JIT (just in time). I loro nomi si spiegano da soli: FIFO significa vendere prima le scorte più vecchie, LIFO significa fare diversamente e JIT significa mantenere i livelli massimi di tutte le scorte.

La tecnica "first in first out" è di solito riconosciuta come la più ragionevole, in quanto aiuta a minimizzare lo stoccaggio di prodotti invendibili (scaduti, usurati, fuori moda, ecc.). La tecnica last in first out è giustificata se si acquistano costantemente determinate scorte e il loro prezzo aumenta continuamente, rendendo le scorte più recenti le più costose per l'azienda. L'approccio just-in-time può funzionare bene se siete in stretta collaborazione con i fornitori e potete fare affidamento su di loro.

Vantaggi di una gestione efficiente del magazzino

Una corretta gestione dell'inventario, soprattutto se automatizzata con l'aiuto di strumenti software di gestione dell'inventario, può aiutarvi a ottenere i seguenti risultati:

• Riduzione dei costi di stoccaggio. Più articoli si trovano in un magazzino (o in più magazzini), più si deve pagare per essi, mentre non producono alcun guadagno in cambio.

• Eliminazione delle scorte morte e del deterioramento. Se vendete prodotti deperibili (che hanno una data di scadenza) o che potrebbero diventare irrilevanti con il passare del tempo (ad esempio, se vanno fuori stagione), è essenziale tenere traccia del loro andamento presso i clienti, per evitare di ritrovarsi con molte scorte scadute o morte. I sistemi di gestione dell'inventario possono aiutarvi a controllare questi parametri e a dare priorità a questi prodotti prima che diventino invendibili.

• Eliminazione degli errori. Se siete sempre al corrente di quante scorte avete e avete collegato questi dati al vostro negozio online in tempo reale, non avrete problemi con i clienti che ordinano ciò che non avete (con conseguenti difficoltà di comunicazione e una minore soddisfazione dei clienti).

Per sincronizzare il monitoraggio delle scorte con il vostro negozio online, utilizzate applicazioni per l'inventario che vi inviino avvisi di esaurimento scorte o che permettano ai visitatori di abbonarsi alle notifiche di esaurimento scorte.

• Accelerare l'evasione degli ordini. La gestione dell'inventario va di pari passo con la consegna degli ordini, e quanto più efficace è la prima, tanto più veloce è la seconda. Dato che la velocità di consegna è uno dei problemi più urgenti e delle richieste in più rapida crescita da parte dei clienti, non si può non tenerne conto.

• Informazioni sulla popolarità dei prodotti e sull'affidabilità dei fornitori. Avere i dati sulle scorte più lente e su quelle che si muovono più velocemente vi aiuterà a capire quali tipi di prodotti vendere più attivamente e quali invece evitare. Inoltre, gli approfondimenti sulla gestione dell'inventario possono aiutare a valutare le relazioni con i diversi fornitori.

Le maggiori sfide nella gestione dell'inventario dell'e-commerce

Ecco le 3 sfide più comuni che complicano la gestione dell'inventario:

• Rapporti imprecisi. Potrebbe essere difficile sincronizzare tutti i dati, soprattutto se si hanno più magazzini e più fornitori. Avere livelli di scorte imprecisi potrebbe danneggiare l'esperienza dei clienti sul vostro negozio: se non vedono quanti articoli sono disponibili, potrebbero acquistare più di quanto avete e quindi rimanere delusi.

• Vincoli della catena di fornitura. Qualcosa potrebbe andare storto nella produzione o nello stoccaggio dei prodotti. In tal caso, dovreste disporre degli strumenti necessari per venirne immediatamente a conoscenza e intervenire sul problema: ordinare altri prodotti, ripensare le relazioni con i fornitori, migliorare la gestione del magazzino, comunicare i problemi ai clienti, ecc.

• Cambiamenti nella domanda dei clienti. Dovete essere preparati ad affrontare picchi di domanda inaspettati. La pandemia ha fatto sì che molte aziende imparassero la lezione nel modo più duro: bisogna sempre monitorare e prevedere la domanda, stabilire livelli di "scorte di sicurezza" per i diversi prodotti, aggiornare i dati di inventario in tempo reale e seguire altre pratiche comprovate (ne parleremo più avanti).

Per superare queste e altre sfide senza perdere clienti e spendere un sacco di soldi, dovreste trovare il miglior software di gestione dell'inventario per la vostra azienda e adottare le migliori pratiche del settore. Vediamo quali.

8 migliori pratiche di gestione dell'inventario

Abbiamo stilato un elenco delle migliori pratiche di gestione dell'inventario che vi aiuteranno a migliorare le prestazioni complessive del vostro negozio.

1. Automatizzare i processi con un software di gestione dell'inventario

Non sorprende che la gestione manuale dell'inventario sia faticosa e soggetta a errori. Eppure, molte aziende continuano a svolgere almeno una parte del lavoro manualmente. Il recente rapporto di Shopify mostra che l'automazione dei processi manuali è cresciuta in modo significativo: ad esempio, le app per la gestione del magazzino hanno acquisito quasi il 200% di installazioni in più nel 2021 rispetto al 2020.

Se utilizzate un sistema come Shopify per gestire il vostro negozio, avete diverse opzioni per l'automazione:

1. Utilizzare le funzionalità integrate. La gestione nativa dell'inventario di Shopify include funzionalità di base come il monitoraggio, la cronologia degli articoli, l'aggiornamento delle quantità, ecc. Può essere sufficiente, ma difficilmente può coprire esigenze su larga scala e processi complessi.
2. Utilizzando un'applicazione di terze parti. Esistono numerose soluzioni software per la gestione dell'inventario, come Skubana o RetailOps, progettate per sincronizzare i dati del negozio con quelli dell'inventario.
3. Utilizzando un'applicazione Shopify per l'inventario. È possibile scegliere tra le soluzioni dell'App Store che offrono sincronizzazione dell'inventario in tempo reale, tracciamento, integrazioni multicanale, ecc.

2. Esternalizzare l'adempimento

Anche l'esternalizzazione dell'intero adempimento può essere un'opzione valida. È dimostrato che il 3PL (logistica di terzi) riduce i costi e migliora la soddisfazione dei clienti in molti settori, in particolare nell'e-commerce. Con un numero sempre maggiore di aziende che decidono di esternalizzare, il mercato delle soluzioni di fulfillment è in aumento: si prevede che raggiungerà oltre 25 milioni di dollari entro il 2028, con una crescita costante rispetto ai 16 milioni di dollari del 2021.

L'outsourcing dell'adempimento può essere vantaggioso se:

• si punta a molte località diverse e non si possono gestire più magazzini per garantire spedizioni rapide. Una soluzione di terzi può disporre di una rete di magazzini per stoccare i prodotti vicino ai clienti.
• Avete difficoltà a collegare i dati provenienti da diversi canali di vendita. L'adempimento multicanale può gestire gli ordini effettuati sul vostro sito, sui social media o su altri marketplace, automatizzando il processo per voi.
• Non volete gestire l'evasione degli ordini in generale. Questa è una strategia a sé stante; se trovate un partner affidabile per l'evasione, eliminerete molto lavoro e avrete spazio per altre attività per far crescere la vostra azienda.

3. Prevedere le vendite future con gli strumenti di previsione

I moderni strumenti di inventario consentono molte funzionalità avanzate, una delle quali è la previsione della domanda. Con i dati a disposizione, è possibile proiettare le vendite future nei seguenti passaggi:

1. Definire il periodo da prevedere. Potete prevedere le vostre esigenze di magazzino per un anno, per una stagione o un mese, o per qualsiasi altro periodo che vi sembri opportuno.
2. Analizzate i vostri piani e le tendenze di acquisto. Considerate gli eventi stagionali se hanno un impatto sul tipo di prodotti venduti, sulle promozioni programmate e sulla crescita delle vendite. Se disponete di rapporti sulle scorte più lente e più rapide, potrete capire su quali prodotti concentrarvi per decidere il rifornimento delle scorte.
3. Analizzare la quota di mercato e la concorrenza. L'ingresso di nuovi operatori sul mercato o i cambiamenti nelle abitudini di acquisto potrebbero influenzare gli ordini del vostro negozio e, di conseguenza, le vostre esigenze di magazzino.
4. Create un piano e una tempistica per ottenere le scorte dai fornitori. Oltre a tutti i dati citati, è importante capire quanto tempo serve ai produttori per produrre gli articoli ordinati e come avverrà il trasporto al vostro magazzino o a quello di terzi.
5. Se necessario, modificate le vostre previsioni. Supponiamo che il vostro annuncio stia ottenendo più conversioni rispetto a un annuncio simile dell'anno scorso e che stiate ricevendo inaspettatamente più ordini. Dovrete reagire rapidamente per soddisfare la domanda.

Esistono molte soluzioni basate sull'intelligenza artificiale che assistono nella pianificazione e nella previsione dell'inventario e il rapporto di McKinsey dimostra che l'adozione di una di queste soluzioni può migliorare il controllo dell'inventario del 35%. Cercate il miglior software di gestione dell'inventario che vi faccia risparmiare tempo e denaro prevedendo con precisione la domanda. Se gestite un negozio Shopify, potete scegliere tra le applicazioni di inventario con funzionalità di previsione, come ad esempio Stockbot.

4. Impostare i livelli minimi di scorte

I livelli minimi di scorte, o PAR (Periodic Automatic Replacement), definiscono la quantità di prodotto che dovreste avere in qualsiasi momento. Questa quantità può anche essere chiamata scorta di sicurezza.

È utile stabilire questi livelli minimi per gli articoli venduti e rivederli una volta all'anno o più frequentemente. Stabilite e modificate i livelli di PAR in base alla popolarità del prodotto e ai processi logistici: è importante considerare sia il livello di vendita che la velocità di rifornimento.

5. Classificare l'inventario in base al suo valore

Esistono diversi approcci alla categorizzazione dell'inventario. Innanzitutto, se non si tratta solo di prodotti finiti, è necessario classificare e tenere traccia separatamente dei materiali utilizzati per la produzione e lo stoccaggio. Per quanto riguarda le scorte, è possibile utilizzare l'analisi ABC:

1. Calcolate il numero di articoli venduti e il costo unitario per determinare il valore di consumo.
2. Elencate tutti i vostri prodotti in ordine decrescente di valore di consumo. Quindi, calcolate la percentuale di questo valore che ogni prodotto, o gruppo di prodotti, rappresenta.
3. Dividere i prodotti in gruppi A, B e C. In genere, i prodotti che rappresentano l'80% del valore di consumo totale sono quelli che generano maggiori entrate. I gruppi B e C rappresentano rispettivamente il 15% e il 5% restante.
4. Pianificate il rifornimento delle scorte in base ai dati ABC. Assicuratevi di avere sempre una quantità sufficiente di prodotti A e di poterli rifornire rapidamente, evitando di sostenere costi aggiuntivi per lo stoccaggio di molti prodotti B e C.

6. Ridistribuire le scorte più vicino ai clienti

La pressione delle consegne superveloci degli ordini è forte. Secondo il rapporto di Shopify, il 60% dei consumatori si aspetta che gli ordini vengano evasi entro 2 giorni. Per garantire questa tempistica e aumentare la percentuale di consegne in giornata, dovreste distribuire le scorte più vicino ai vostri clienti target.

Analizzate i dati relativi alla posizione e prendete in considerazione la possibilità di tenere il vostro inventario vicino alle zone di spedizione dei vostri clienti più attivi. Se gestite sia online che offline, potete anche creare uno spazio ibrido che funga da punto vendita e da centro di evasione allo stesso tempo. Alcuni studi dimostrano che la trasformazione di una sede di vendita al dettaglio in un mini punto di adempimento riduce i costi dell'ultimo miglio fino al 60+%.

7. Predisporre un piano di emergenza e controlli regolari

La realtà è che i processi della supply chain sono suscettibili di crisi. Se si verifica un problema, ad esempio se un magazzino non funziona e alcuni prodotti si rovinano, o se un fornitore fallisce quando gli ordini sono già stati effettuati, è necessario disporre di un piano di emergenza.

Il piano può includere i possibili scenari di interruzione dell'attività, delineare tutte le opzioni di trasporto e di stoccaggio di cui disponete o a cui potreste fare riferimento, definire i membri del team e i partner che saranno responsabili della pianificazione di emergenza e del rifornimento, ecc.

È utile anche eseguire controlli periodici dell'inventario. È possibile valutare le condizioni di stoccaggio e trasporto, le categorie di inventario esistenti e altri aspetti. In termini di controllo quantitativo, è possibile eseguire conteggi completi dell'inventario o conteggi a ciclo: quest'ultimo significa un programma a rotazione in cui ogni prodotto o gruppo di prodotti viene controllato in un determinato periodo di tempo.

8. Mantenere una comunicazione chiara e proattiva con i fornitori

È fondamentale mantenere una comunicazione trasparente con i fornitori. Tutto quello che abbiamo detto sulla previsione della domanda, sulla ridistribuzione delle scorte o sulla pianificazione degli imprevisti dipende in gran parte dai rapporti con i fornitori. Dovreste essere sempre sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda i piani di inventario e di evasione, i possibili rischi, gli obiettivi a breve e a lungo termine, ecc.

È inoltre opportuno rivalutare la collaborazione in base alla vostra soddisfazione e a quella dei clienti. Siate proattivi se notate qualcosa che può essere migliorato nella catena di fornitura e comunicatelo prima che si verifichino esiti negativi. Il 44% delle aziende dichiara di investire nel miglioramento della collaborazione con i partner della supply chain.

Se lavorate con più fornitori, potete classificarli in base al loro impatto sul fatturato, alla posizione o a un altro parametro e costruire la comunicazione di conseguenza.

Gestire l'inventario pensando ai clienti

Qualsiasi tecnica o obiettivo relativo alla gestione delle scorte deve essere in linea con la soddisfazione dei clienti. Calibrate sempre i vostri obiettivi in base alle tendenze di acquisto del vostro negozio, alle recensioni e alle esigenze dei clienti prima di ogni altra cosa.

Grazie agli strumenti di automazione che si adattano alle dimensioni e agli obiettivi della vostra azienda - sia che optiate per l'evasione da parte di terzi, sia che utilizziate un sistema di gestione dell'inventario insieme ad altre fonti - potete ottenere un migliore controllo sull'inventario e una migliore evasione degli ordini.