Neben der Optimierung Ihres Online-Shops - wie z. B. der einfachen Navigation auf der Website, der Erstellung von Upsell-Angeboten oder anderen Verkaufskampagnen - müssen Sie das kontrollieren und pflegen, was für die Kunden unsichtbar, aber für ihre Zufriedenheit unerlässlich ist: den Bestand.

In diesem Beitrag erörtern wir die besten Praktiken für die Bestandsverwaltung und die häufigsten Herausforderungen. Bevor wir uns näher damit befassen, wollen wir zunächst die Bestandsverwaltung und ihre wichtigsten Konzepte definieren und verschiedene von E-Commerce-Unternehmen eingesetzte Techniken untersuchen.

Was ist Bestandsmanagement?

DieBestandsverwaltung umfasst die Lagerung, Organisation und den Transport von Beständen, zu denen sowohl die Produkte selbst als auch die zur Herstellung und Wartung der Produkte benötigten Materialien gehören. Bestandsverwaltungssysteme verfolgen die Anzahl der Waren und Materialien in den verschiedenen Phasen der Produktion und des Verkaufs sowie ihre Eigenschaften: Abmessungen, Gewicht, Temperatur, Saisonabhängigkeit oder alles andere, was für das Unternehmen relevant ist.

Das Ziel jedes E-Commerce-Unternehmens bei der Bestandsverwaltung ist die Minimierung der Kosten, die mit der Lagerung, Verfolgung und Auslieferung von Produkten verbunden sind. Das bedeutet, die Nachfrage zu verstehen und Lagerbestände zu halten, die sowohl ausreichend sind, um die Nachfrage zu befriedigen, als auch erschwinglich zu lagern und zu pflegen.

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um die Terminologie zu klären, bezieht sich der Begriff Bestand nicht nur auf die Produkte, die Sie in Ihrem Geschäft verkaufen, sondern auch auf die Materialien, die Sie zur Herstellung dieser Produkte verwenden. Im Gegensatz dazu bezieht sich der Lagerbestand nur auf Ihre Fertigerzeugnisse.

Die Bestände lassen sich in vier Hauptkategorien unterteilen: Rohwaren (Materialien, die in der Produktion verwendet werden und/oder in den Produkten selbst enthalten sind), unfertige Erzeugnisse (teilweise fertige Waren), Fertigerzeugnisse (für den Einkauf verfügbare Bestände) und MRO-Waren (Wartungs-, Reparatur- und Betriebsgüter, die nicht Teil der Endprodukte sind).

Wenn Sie nicht in der Herstellung tätig sind und bereits hergestellte Produkte weiterverkaufen, kann Ihr Bestand auch Verpackungs- und Lagerhaltungswerkzeuge umfassen. Wenn Sie sich überhaupt nicht mit Lagern befassen - z. B. wenn Sie ein Dropshipping-Geschäftaufgebaut haben -,brauchen Sie sich weder um den Bestand noch um die Lagerverwaltung zu kümmern; es genügt, einen zuverlässigen Lieferanten zu finden.

Welche Techniken der Bestandsverwaltung gibt es?

Es gibt 3 gängige Ansätze: FIFO (first in first out), LIFO (last in first out) und JIT (just-in-time). Ihre Namen sind ziemlich selbsterklärend: FIFO bedeutet, dass die ältesten Bestände zuerst verkauft werden, LIFO bedeutet, dass dies nicht der Fall ist, und JIT bedeutet, dass alle Bestände auf einem möglichst niedrigen Niveau gehalten werden.

Das First-in-First-out-Verfahren wird in der Regel als das vernünftigste anerkannt, da es dazu beiträgt, die Lagerung von unverkäuflichen Produkten (die abgelaufen, abgenutzt oder aus der Mode gekommen sind usw.) zu minimieren. Das Last-in-First-out-Verfahren ist gerechtfertigt, wenn Sie ständig bestimmte Bestände kaufen und deren Preis ständig steigt, so dass der neueste Bestand für Sie am teuersten ist. Das Just-in-Time-Verfahren kann gut funktionieren, wenn Sie eng mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten und sich auf sie verlassen können.

Vorteile einer leistungsfähigen Bestandsverwaltung

Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung, insbesondere wenn sie mit Hilfe von Softwaretools zur Bestandsverwaltung automatisiert wird, kann Ihnen helfen, Folgendes zu erreichen:

• Minimierung der Lagerkosten. Je mehr Artikel Sie in einem Lager (oder mehreren) lagern, desto mehr müssen Sie für sie bezahlen, ohne dass sie Ihnen Geld einbringen.

• Eliminierung von toten Beständen und Verderb. Wenn Sie verderbliche Waren (mit Verfallsdatum) oder Produkte verkaufen, die mit der Zeit irrelevant werden könnten (z. B. außerhalb der Saison), müssen Sie unbedingt verfolgen, wie sie bei den Kunden ankommen, damit Sie nicht viele abgelaufene oder tote Bestände haben. Bestandsverwaltungssysteme können Ihnen helfen, diese Parameter zu kontrollieren und solche Produkte zu priorisieren, bevor sie unverkäuflich werden.

• Beseitigung von Fehlern. Wenn Sie immer wissen, wie viel Bestand Sie haben, und diese Daten in Echtzeit mit Ihrem Online-Shop verknüpft haben, werden Sie keine Probleme mit Kunden haben, die etwas bestellen, was Sie nicht vorrätig haben (was zu Kommunikationsschwierigkeiten und geringerer Kundenzufriedenheit führen kann).

💡 Um die Bestandsverfolgung mit Ihrem Online-Shop zu synchronisieren, verwenden Sie Inventar-Apps, die Ihnen Warnungen über niedrige Bestände senden oder es Besuchern ermöglichen, Benachrichtigungen zu abonnieren, wenn ein Produkt wieder auf Lager ist.

• Beschleunigung der Auftragsabwicklung. Die Bestandsverwaltung steht im Einklang mit der Auftragsabwicklung, und je effektiver die Bestandsverwaltung, desto schneller die Auftragsabwicklung. Angesichts der Tatsache, dass die Liefergeschwindigkeit eines der dringlichsten Probleme und der am schnellsten wachsenden Kundenwünsche ist, sollten Sie sich das nicht entgehen lassen.

• Einblicke in die Beliebtheit von Produkten und die Zuverlässigkeit von Lieferanten. Daten über den langsamsten und den schnellsten Warenumschlag helfen Ihnen zu verstehen, welche Arten von Produkten Sie aktiver verkaufen und welche Sie möglicherweise vermeiden sollten. Darüber hinaus können Einblicke in die Bestandsverwaltung helfen, die Beziehungen zu verschiedenen Lieferanten zu bewerten.

Die größten Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung im E-Commerce

Hier sind die 3 häufigsten Herausforderungen, die die Bestandsverwaltung erschweren:

• Ungenaue Berichte. Es kann schwierig sein, alle Daten zu synchronisieren, insbesondere wenn Sie mehrere Lagerstandorte und mehrere Lieferanten haben. Ein ungenauer Lagerbestand kann sich negativ auf die Kundenerfahrung in Ihrem Shop auswirken: Wenn sie nicht sehen, wie viele Artikel verfügbar sind, kaufen sie vielleicht mehr, als Sie vorrätig haben, und sind dann enttäuscht.

• Beschränkungen in der Lieferkette. Bei der Herstellung oder Lagerung von Produkten kann etwas schief gehen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie über die Mittel verfügen, um sofort davon zu erfahren und auf das Problem zu reagieren: Bestellen Sie mehr Produkte, überdenken Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten, verbessern Sie die Lagerverwaltung, informieren Sie Ihre Kunden über die Probleme usw.

• Schwankungen in der Kundennachfrage. Sie sollten auf unerwartete Nachfragespitzen vorbereitet sein. Die Pandemie hat vielen Unternehmen eine harte Lektion erteilt: Sie sollten stets die Nachfrage verfolgen und prognostizieren, Sicherheitsbestände für verschiedene Produkte anlegen, Ihre Bestandsdaten in Echtzeit aktualisieren und andere bewährte Verfahren anwenden (auf die wir später noch näher eingehen werden).

Um diese und andere Herausforderungen zu meistern, ohne Kunden zu verlieren und viel Geld auszugeben, sollten Sie die beste Bestandsverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen finden und die besten Branchenpraktiken übernehmen. Lassen Sie uns herausfinden, welche das sind.

8 bewährte Verfahren für die Bestandsverwaltung

Wir haben eine Liste der besten Praktiken für die Bestandsverwaltung zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, die Gesamtleistung Ihres Geschäfts zu verbessern.

1. Automatisieren Sie Prozesse mit einer Bestandsverwaltungssoftware

Es ist keine Überraschung, dass die manuelle Bestandsverwaltung mühsam und fehleranfällig ist. Dennoch erledigen viele Unternehmen zumindest einen Teil der Arbeit immer noch manuell. Ein aktueller Bericht von Shopify zeigt, dass die Automatisierung manueller Prozesse deutlich zugenommen hat: So wurden beispielsweise Apps für die Lagerverwaltung im Jahr 2021 fast 200 % mehr installiert als im Jahr 2020.

Wenn Sie ein System wie Shopify für den Betrieb Ihres Shops verwenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Automatisierung:

1. Nutzung integrierter Funktionen. Die native Shopify-Bestandsverwaltung umfasst grundlegende Funktionen wie Nachverfolgung, Artikelhistorie, Mengenaktualisierungen usw. Das mag ausreichen, kann aber kaum umfangreiche Anforderungen und komplexe Prozesse abdecken.
2. Verwendung einer Drittanbieter-App. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen für die Bestandsverwaltung wie Skubana oder RetailOps, mit denen Sie die Daten Ihres Shops mit Ihren Bestandsdaten synchronisieren können.
3. Verwendung einer Shopify-Inventar-App. Sie können unter den App Store-Lösungen wählen, die Echtzeit-Bestandssynchronisierung, Nachverfolgung, Multi-Channel-Integrationen usw. bieten.

2. Outsourcing der Auftragsabwicklung

Auch die Auslagerung der gesamten Auftragsabwicklung kann eine gute Option sein. es ist erwiesen, dass 3PL (Third-Party-Logistics) in vielen Branchen, insbesondere im E-Commerce, die Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern kann. Da sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing entscheiden, wächst der Markt für Fulfillment-Lösungen: Prognosen zufolge wird er bis 2028 ein Volumen von über 25 Millionen US-Dollar erreichen, das von 16 Millionen US-Dollar im Jahr 2021 stetig wächst.

Das Outsourcing der Auftragsabwicklung kann von Vorteil sein, wenn:

• Sie viele verschiedene Standorte anvisieren und nicht mehrere Lager betreiben können, um einen schnellen Versand zu gewährleisten. Eine Drittanbieterlösung kann über ein Netzwerk von Lagern verfügen, um Ihre Produkte in der Nähe Ihrer Kunden zu lagern.
• Sie Schwierigkeiten haben, die Daten aus verschiedenen Verkaufskanälen zu verbinden. Multi-Channel-Fulfillment kann Bestellungen über Ihre Website, soziale Medien oder andere Marktplätze verarbeiten und den Prozess für Sie automatisieren.
• Sie möchten sich nicht generell um die Auftragsabwicklung kümmern. Wenn Sie einen zuverlässigen Fulfillment-Partner finden, nehmen Sie sich eine Menge Arbeit ab und haben mehr Zeit für andere Aufgaben, um Ihr Geschäft auszubauen.

3. Prognostizieren Sie Ihre zukünftigen Verkäufe mit Prognosetools

Moderne Inventarisierungstools bieten viele fortschrittliche Funktionen, eine davon ist die Bedarfsprognose. Ausgestattet mit Daten, können Sie Ihre zukünftigen Verkäufe in den folgenden Schritten prognostizieren:

1. Definieren Sie einen Zeitraum, für den Sie eine Prognose erstellen möchten. Sie können Ihren Bedarf an Lagerbeständen für ein Jahr, eine Saison oder einen Monat oder für jeden anderen Zeitraum, der für Sie sinnvoll ist, prognostizieren.
2. Analysieren Sie Ihre Pläne und Einkaufstrends. Berücksichtigen Sie saisonale Ereignisse, wenn sie sich auf die Art der von Ihnen verkauften Produkte, geplante Werbeaktionen und Ihr Umsatzwachstum auswirken. Wenn Ihnen Berichte über die am langsamsten und am schnellsten umschlagenden Bestände vorliegen, geben sie Ihnen Aufschluss darüber, auf welche Produkte Sie sich bei der Entscheidung über die Auffüllung des Bestands konzentrieren sollten.
3. Analysieren Sie Ihren Marktanteil und Ihre Konkurrenz. Neue Marktteilnehmer oder veränderte Einkaufsgewohnheiten können sich auf die Bestellungen in Ihrem Geschäft und damit auch auf Ihren Lagerbestand auswirken.
4. Erstellen Sie einen Plan und einen Zeitplan für die Beschaffung von Waren bei den Lieferanten. Zusätzlich zu den genannten Daten ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit die Hersteller für die Produktion der bestellten Artikel benötigen und wie der Transport zu Ihrem Lager oder dem eines Drittanbieters ablaufen wird.
5. Passen Sie Ihre Prognose bei Bedarf an. Angenommen, Ihre Anzeige erzielt mehr Conversions als eine ähnliche Anzeige aus dem letzten Jahr und Sie erhalten unerwartet mehr Bestellungen. Dann müssen Sie schnell reagieren, um die Nachfrage zu befriedigen.

Es gibt viele KI-gestützte Lösungen, die bei der Bestandsplanung und -prognose helfen, und der Bericht von McKinsey zeigt, dass die Einführung einer solchen Lösung die Bestandskontrolle um 35 % verbessern kann. Suchen Sie nach der besten Bestandsverwaltungssoftware, die Ihnen durch genaue Vorhersage der Nachfrage Zeit und Geld spart. Wenn Sie einen Shopify-Shop betreiben, können Sie zwischen Inventar-Apps mit Vorhersagefunktionen wählen - zum Beispiel Stockbot.

4. Festlegen von Mindestbeständen

Der Mindestbestand oder PAR (Periodic Automatic Replacement) legt die Menge an Produkten fest, die Sie zu jeder Zeit vorrätig haben sollten. Diese Menge kann auch als Sicherheitsbestand bezeichnet werden.

Es ist hilfreich, diese Mindestbestände für die von Ihnen verkauften Artikel festzulegen und sie einmal im Jahr oder häufiger zu überprüfen. Legen Sie den PAR-Bestand auf der Grundlage der Beliebtheit des Produkts und der Logistikprozesse fest und passen Sie ihn an: Es ist wichtig, sowohl zu berücksichtigen, wie gut sich das Produkt verkauft als auch wie schnell es wieder aufgefüllt werden kann.

5. Kategorisieren Sie Ihren Bestand nach seinem Wert

Für die Kategorisierung von Beständen gibt es verschiedene Ansätze. Wenn Sie nicht nur mit Fertigerzeugnissen arbeiten, müssen Sie zunächst die für die Produktion und Lagerung verwendeten Materialien kategorisieren und separat verfolgen. Für den Bestand selbst können Sie die ABC-Analyse verwenden:

1. Berechnen Sie die Anzahl der verkauften Artikel und die Kosten pro Einheit, um den Verbrauchswert zu ermitteln.
2. Listen Sie alle Ihre Produkte in der Reihenfolge des absteigenden Verbrauchswertes auf. Berechnen Sie dann den Prozentsatz dieses Wertes, den jedes Produkt - oder jede Produktgruppe - ausmacht.
3. Teilen Sie die Produkte in A-, B- und C-Gruppen ein. In der Regel sind Produkte, die 80 % des gesamten Verbrauchswerts ausmachen, Ihre umsatzstärksten Produkte. Kennzeichnen Sie diese als Gruppe A. Die Gruppen B und C stehen für die restlichen 15 % bzw. 5 %.
4. Planen Sie die Lagerauffüllung auf der Grundlage der ABC-Daten. Achten Sie darauf, dass Sie immer genügend A-Produkte vorrätig haben und diese schnell wieder auffüllen können, und vermeiden Sie zusätzliche Kosten für die Lagerung einer großen Anzahl von B- und C-Produkten.

6. Verteilen Sie den Bestand näher am Kunden

Der Druck, Bestellungen superschnell zu liefern, ist groß. Laut einem Bericht von Shopify erwarten 60 % der Verbraucher, dass ihre Bestellungen innerhalb von 2 Tagen geliefert werden. Um diesen Zeitrahmen zu garantieren und den Prozentsatz der Lieferungen am selben Tag zu erhöhen, sollten Sie Ihren Bestand näher an Ihren Zielkunden verteilen.

Analysieren Sie standortbezogene Daten und ziehen Sie in Erwägung, Ihren Bestand in der Nähe der Versandzonen Ihrer aktivsten Kunden zu halten. Wenn Sie sowohl online als auch offline tätig sind, können Sie auch einen hybriden Raum schaffen, der gleichzeitig als Verkaufsstelle und Fulfillment-Center dient. Studien zeigen, dass die Umwandlung eines Einzelhandelsstandorts in ein Mini-Fulfillment-Center die Kosten für die letzte Meile um bis zu 60 % und mehr reduziert.

7. Verfügen Sie über einen Notfallplan und regelmäßige Audits

Die Realität ist, dass Lieferkettenprozesse anfällig für Krisen sind. Für den Fall, dass ein Problem auftritt - z. B. wenn ein Lager nicht in Ordnung ist und bestimmte Produkte verdorben werden oder wenn ein Lieferant seine Geschäftstätigkeit einstellt, obwohl bereits Bestellungen vorliegen - müssen Sie einen Notfallplan haben.

Er kann mögliche Störungsszenarien enthalten, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, alle Transport- und Lageroptionen umreißen, die Sie haben oder auf die Sie zusätzlich zurückgreifen könnten, Teammitglieder und Partner festlegen, die für die Notfallplanung und den Nachschub zuständig sind, usw.

Außerdem ist es hilfreich, regelmäßige Bestandsprüfungen durchzuführen. Sie können die Bedingungen der Lagerung und des Transports, die vorhandenen Bestandskategorien und andere Aspekte bewerten. Zur quantitativen Überprüfung können Sie vollständige Bestandszählungen oder Zykluszählungen durchführen: Letzteres bedeutet einen rotierenden Zeitplan, bei dem jedes Produkt oder jede Produktgruppe innerhalb eines bestimmten Zeitraums überprüft wird.

8. Pflegen Sie eine klare und proaktive Kommunikation mit den Lieferanten

Eine transparente Kommunikation mit den Lieferanten ist unerlässlich. Alles, was wir über die Bedarfsprognose, die Umverteilung der Bestände oder die Notfallplanung gesagt haben, hängt weitgehend von Ihren Beziehungen zu den Lieferanten ab. Sie sollten immer auf dem gleichen Stand sein, was Ihre Bestands- und Erfüllungspläne, mögliche Risiken, kurz- und langfristige Ziele usw. angeht.

Es ist auch sinnvoll, Ihre Zusammenarbeit auf der Grundlage Ihrer und der Kundenzufriedenheit neu zu bewerten. Seien Sie proaktiv, wenn Ihnen etwas auffällt, das in der Lieferkette verbessert werden kann, und teilen Sie es mit, bevor es zu negativen Folgen kommt. 44 % der Unternehmen geben an, dass sie in die Verbesserung der Zusammenarbeit mit ihren Lieferkettenpartnern investieren.

Wenn Sie mit mehreren Lieferanten zusammenarbeiten, können Sie diese nach ihrem Einfluss auf Ihren Umsatz, ihren Standort oder einem anderen Parameter kategorisieren und die Kommunikation entsprechend gestalten.

Bestandsmanagement mit Blick auf die Kunden

Jede Technik und jedes Ziel im Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung sollte sich an der Kundenzufriedenheit orientieren. Stimmen Sie Ihre Ziele stets auf die Einkaufstrends in Ihrem Geschäft sowie auf die Bewertungen und Bedürfnisse Ihrer Kunden ab, bevor Sie etwas anderes tun.

Dank Automatisierungswerkzeugen, die auf die Größe und die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind - unabhängig davon, ob Sie mit Drittanbietern zusammenarbeiten oder ein Bestandsverwaltungssystem zusammen mit anderen Quellen nutzen - können Sie eine bessere Kontrolle über den Bestand und eine insgesamt bessere Auftragsabwicklung erreichen.